8:31 صباحًا السبت 22 سبتمبر، 2018

دراسات عن ادارة الوقت


صوره دراسات عن ادارة الوقت

ادارة الوقت
المقدمه /

اللهم علمنا ما ينفعنا وانفعنا بما علمتنا و ارزقنا الاخلاص واجمعنا سويا مع الحبيب المصطفى صلى الله عيه وسلم في الفردوس الاعلىامين
واتقدم بهذا البحث عن علوم تطوير الذات وااخترت ادارة الوقت منها لقيمه الوقت عندنا كمسلمين وفى نفس الوقت اهداره عندنا في وقت نحن في امس الحاجة اليه
والله الموفق
ادارة الوقت

الوقت هو العمر الذي يمر من بين ايدينا،

وينسحب بسرعه منا ونحن لا ندري ان مروره يعني مرور اعمارنا وحياتنا،

وما حياتنا الا لحظات وثوان تكونت معا،

وضياعها يعني ضياع حياتنا نفسها.

والوقت من منظور اخر هو المادة الخام التي نطوعها كما نشاء من اجل ان نفعل ما نريد من اعمال ونحقق ما نريد من اهداف،

ونصل لما نريد من غايات،

الوقت هو السبيل لكل هذا،

ومن هنا فلابد ان نعرف كيف نستغله افضل استغلال ممكن وكيف نجعل منه المادة الخام الفعاله والمؤثره من اجل حياة ناجحه نحقق فيها ما نريد.

واكبر معين لنا على معرفه القيمه العظيمه التي لا تساويها قيمه للوقت ان نتذكر حديث الرسول الكريم صلى الله عليه وسلم:

لن تزولا قدما عبد يوم القيامه حتى يسال عن اربع:

عن عمره فيما افناه وعن شبابه فيما ابلاه وعن ماله فيما اكتسبه وكيف انفقه،

وعن علمه ماذا عمل به.

§ لماذا ادارة الوقت

1.

لتنفيذ المهام و الاعمال الهامه..ثم يتبقى لنا وقت للابداع و التخطيط للمستقبل و للراحه و الاستجمام.

2.

لتحديد الاولويات و انجاز اهم الاعمال في حياتنا.

3.

للاستفاده من الوقت الضائع و استغلاله جيدا.

4.

للتغلب على الاجهاد و الاحباط الذي يقلل من كفاءه العمل.

ان الحل في هذا كله..

هو ادارة صحيحة للوقت.
ان الادارة الصحيحة للوقت تضيف الى حياتك ساعات طوال اذا احسنت استغلال الاوقات الضائعه .



فاضافه 15 دقيقة كل يوم تعنى اضافه 13 يوم عمل كل عام ,



اضافه 30 دقيقة كل يوم تعنى انك تضيف 26 يوم عمل كل عام ,



ان هذا يعادل شهرا جديدا كل عام .


فوائد الادارة الجيده للوقت

1.

انجاز اهدافك واحلامك الشخصيه.
2.

التخفيف من الضغوط سواء في العمل و ضغوط الحياة .


3.

تحسين نوعيه العمل.
4.

تحسين نوعيه الحياة غير العمليه.
5.

قضاء وقت اكبر مع العائلة او في الترفيه والراحه.
6.

قضاء وقت اكبر في التطوير الذاتي.
7.

تحقيق نتائج افضل في العمل.
8.

زياده سرعه انجاز العمل.
9.

تقليل عدد الاخطاء الممكن ارتكابها.
10.

تعزيز الراحه في العمل.
11.

تحسين انتاجيتك بشكل عام.
12.

زياده الدخل.

تذكر ان

• الواجبات دائما اكثر من الاوقات .

• انت لا تملك اكثر من 24 ساعة يوميا او 168 ساعة اسبوعيا .

لماذا يضيع الناس اوقاتهم؟

1.

لا يدركون اهمية الوقت .


2.

ليس لهم اهداف او خطط واضحه .


3.

يستمتعون بالعمل تحت ضغط .


4.

سلوكيات ومعتقدات تؤدي الى ضياع الوقت .


5.

عدم المعرفه بادوات و اساليب تنظيم الوقت .

سلوكيات و معتقدات تؤدي الى ضياع الوقت
1 لا يوجد لدي وقت للتنظيم

1.

يحكى ان حطابا كان يجتهد في قطع شجره في الغابه ولكن فاسه لم يكن حادا اذ انه لم يشحذه من قبل،

مر عليه شخص ما فراه على تلك الحاله،

وقال له:

لماذا لا تشحذ فاسك

قال الحطاب وهو منهمك في عمله:

الا ترى انني مشغول في عملي؟!
2.

من يقول بانه مشغول ولا وقت لديه لتنظيم وقته فهذا شانه كشان الحطاب في القصة

ان شحذ الفاس سيساعده على قطع الشجره بسرعه وسيساعده ايضا على بذل مجهود اقل في قطع الشجره وكذلك سيتيح له الانتقال لشجره اخرى،

وكذلك تنظيم الوقت،

يساعدك على اتمام اعمالك بشكل اسرع وبمجهود اقل وسيتيح لك اغتنام فرص لم تكن تخطر على بالك لانك مشغول بعملك.
3.

وهذه معادله بسيطه،

اننا علينا ان نجهز الارض قبل زراعتها،

ونجهز ادواتنا قبل الشروع في عمل ما وكذلك الوقت،

علينا ان نخطط لكيفية قضائه في ساعات اليوم.

2 المشاريع الكبيرة فقط تحتاج للتنظيم

1.

في احصائيات كثيرة نجد ان امور صغيرة تهدر الساعات سنويه،

فلو قلنا مثلا انك تقضي 10 دقائق في طريقك من البيت والى العمل وكذلك من العمل الى البيت،

اي انك تقضي 20 دقيقة يوميا تتنقل بين البيت ومقر العمل،

ولنفرض ان عدد ايام العمل في الاسبوع 5 ايام اسبوعيا.
2.

(الوقت المهدر 5 ايام × 20 دقيقة = 100 دقيقة اسبوعيا / 100 دقيقة اسبوعيا × 53 اسبوعا = 5300 دقيقة = 88 ساعة تقريبا.
3.

لو قمت باستغلال هذه العشر دقائق يوميا في شيء مفيد لاستفدت من 88 ساعة تظن انت انها وقت ضائع او مهدر،

كيف تستغل هذه الدقائق العشر

بامكانك الاستماع لاشرطة تعليميه،

او حتى تنظم وقتك ذهنيا حسب اولوياتك المخطط لها من قبل،

او تجعل هذا الوقت موردا للافكار الابداعيه المتجدده .

3 الاخرين لا يسمحون لي بتنظيم الوقت

1.

من السهل القاء اللائمه على الاخرين او على الظروف،

لكنك المسؤول الوحيد عن وقتك،

انت الذي تسمح للاخرين بان يجعلوك اداه لانهاء اعمالهم.
2.

اعتذر للاخرين بلباقه وحزم،

وابدا في تنظيم وقتك حسب اولوياتك وستجد النتيجة الباهره.
3.

وان لم تخطط لنفسك وترسم الاهداف لنفسك وتنظم وقتك فسيفعل الاخرون لك هذا من اجل انهاء اعمالهم بك!

اي تصبح اداه بايديهم.

4 كتابة الاهداف والتخطيط مضيعه للوقت

1.

افرض انك ذاهب لرحله ما تستغرق اياما،

ماذا ستفعل

الشيء الطبيعي ان تخطط لرحلتك وتجهز ادواتك وملابسك وربما بعض الكتب وادوات الترفيه قبل موعد الرحله بوقت كافي،

والحياة رحله لكنها رحله طويله تحتاج منا الى تخطيط واعداد مستمرين لمواجهه العقبات وتحقيق الانجازات.
2.

ولتعلم ان كل ساعة تقضيها في التخطيط توفر عليك ما بين الساعتين الى اربع ساعات من وقت التنفيذ،

فما رايك

تصور انك تخطط كل يوم لمدة ساعة والتوفير المحصل من هذه الساعة يساوي ساعتين،

اي انك تحل على 730 ساعة تستطيع استغلالها في امور اخرى كالترفيه او الاهتمام بالعائلة او التطوير الذاتي.

5 لا احتاج لكتابة اهدافي او التخطيط على الورق،

فانا اعرف ماذا علي ان اعمل.

لا توجد ذاكره كاملة ابدا وبهذه القناعه ستنسى بكل تاكيد بعض التفاصيل الضرورية والاعمال المهمه والمواعيد كذلك،

عليك ان تدون افكارك واهدافك وتنظم وقتك على الورق او على حاسب المهم ان تكتب،

وبهذا ستكسب عده امور:

اولا:

لن يكون هناك عذر اسمه نسيت

لا مجال للنسيان اذا كان كل شيء مدون الا اذا نسيت المفكرة نفسها او الحاسب!!
ثانيا:

ستسهل على نفسك اداء المهمات وبتركيز اكبر لان عقلك ترك كل ما عليه ان يتذكره في ورقه او في الحاسب والان هو على استعداد لاني يركز على اداء مهمه واحده وبكل فعاليه.

6 حياتي سلسله من الازمات المتتاليه،

كيف انظم وقتي؟!

تنظيم الوقت يساعدك على التخفيف من هذه الازمات وفوق ذلك يساعدك على الاستعداد لها وتوقعها فتخف بذلك الازمات وتنحصر في زاويه ضيقه،

نحن لا نقول بان تنظيم الوقت سينهي كل الازمات،

بل سيساعد على تقليصها بشكل كبير.

سلوكيات و معتقدات تؤدي الى توفير الوقت
1.

تحديد الهدف .


2.

التخطيط.
3.

احتفظ دائما بقائمة المهام To-do List .


4.

التحضير للغد .


5.

استخدام ادوات تنظيم الوقت .


6.

انشر ثقافه ادارة الوقت .


7.

عدم الاحتفاظ بمهام معقده تقسيم المهام الى مهام فرعيه .


8.

لا تحتفظ بالمهام الثقيله علي نفسك انته منها فورا).
9.

لا تكن مثاليا .


10.

رتب اغراضك .


11.

الاتصال الفعال التاكد من وصول الرساله كما تعنيها).
12.

لا تتاخر في الوصول لمكان العمل .


13.

التحضير للمهام المتكرره Check List .


14.

تجميع المهام المتشابهه .


15.

ارتد ساعة راقب الوقت في اي مهمه تقوم بها).
16.

تاريخ المهام حدد لنفسك تاريخا او زمنا للانتهاء من اي مهمه .


17.

المساومه في تحديد المواعيد .


18.

لا تحتفظ بمهام ناقصة انته من كل مهمه بداتها .


19.

لا تهمل كلمه ” شكرا“ .


20.

لا تقدم خدمات لا تجيدها .


21.

تعلم القراءه السريعة .


22.

استغلال وقت السيارة الانتقال – السفر .


23.

لا تحتفظ بمقاعد مريحه في مكتبك .


24.

علق لافته مشغول انهاء المهام المحتاجه للتركيز .


25.

استخدم التليفون بفاعليه .


26.

تنميه مهارات التفويض .


27.

اعرف نفسك ودورات ادائك اليومي ذهنيا و بدنيا
تحليل

لقد قمت بعملية تحليل الوقت عن طريق كتابة نشاطك الذى نقوم به كل يوم ونكتب ملاحظاتك عن كل نشاط كم من الوقت المستغرق فيه



هل تعداه

ثم نختبر كل نشاط بالاختبارات الاتيه

• اختبار الضروره



هل هو ضروري



كثير من الانشطه نقوم بها لمجرد اننانحبها فقط لا انها ضرورية .

• اختبار الخصوصيه



هل هى تخصني



سوف تكتشف انك تقوم بمهام كثيرة ليس من اختصاصك .

• اختبار الكفاءه



هل انا اؤدي العمل باكبر قدر من الكفاءه الممكنه

لا تكن ساذجا عند وضع خطتك اجعل خطتك مكتوبة واجعلها في متناول يدك .

قال عمر بن الخطاب حاسبوا انفسكم قبل ان تحاسبوا .



وزنوا اعمالكم قبل ان توزن عليكم

لقد كنت واقعيا حين وضعت اهدافك في حدود امكاناتك وقدراك وقسمتها الى اهداف .

1 خطة سنويه لاهداف العام كله .

2 خطة شهرية قسمت الاهداف على مدى 12 شهرا .

3 خطة اسبوعيه قسمت اهداف الشهر على مدى 4 اسابيع .

انتبه



ان المهام المفتوحه لن تنتهى ابدا .



لا بد من وجود موعد نهاية لكل مهمه .

قاعده 20 /80

ان 20 فقط من النشاطات تحقق لك 80 من الاهداف المنشوده .



ولكن احذر العمل يتمدد كى يملا الوقت المتاح لاستكماله .

بمعنى انك من الممكن ان تقضى شهرا كاملا في انجاز عمل لا يحتاج لاكثر من اسبوع .

ان الفوضى في مكان عملك من اكبر مضيعات الوقت .



فبادر باتخاذ هذه الاجراءات فورا

– حافظ على تنظيم جيد للحجره

– لا تضع على مكتبك الا ما ستحتاجه حالا

– تاكد من ترتيب الكتب والادوات بشكل منظم على المكتب

– سله المهملات مهمه جدا:

تخلص من كل شئ ليس له اهمية ولن تحتاجه بعد اليوم.
ها قد وضعنا ارجلنا على اول طريق الاستفاده من الوقت

– المهم ان تبدا وتذكر ان:

لا شئ يغرى بالانتهاء قدر الابتداء فالعمل الذى لم يبدا بعد لا يحفزك لانهائه بينما يدفعك العمل الغير المنجز الى محاوله انجازه

الجبن السويسرى

توجد فراغات في الجبن السويسرى ليسهل تقطيعها واكلها

– لذلك اذا قابلت مهمه كبيرة لا تنزعج وتعامل معها جيدا

وتذكر قم بتقسيم المهمه الكبيرة الى اجزاء صغيرة يسهل انجازها

-اضف الى يومك وقتا جديدا عن طريق استخدام الاوقات الضائعه مثل:

-اوقات المواصلات – اوقات الانتظار الاوقات البينيه بين النشاطات)

مصحفك في جيبك كنز في قلبك احفظ القران في نصف ساعه)

– اذا فرضنا انك تحفظ 5 ايات يوميا فانك تحفظ شهريا 150 ايه،

اذا تكون حفظت اكثر من جزء من سورة البقره في شهر الجزء الاول ينتهي عند الايه 142)،

وبعد شهرين تكون حفظت 300ايه اي انهيت سورة البقره في شهرين 286ايه اي تحتاج حوالي 3 سنوات ونصف لكي تحفظ القران كاملا.

ما رايك في ان نبدا حفظ كتاب الله كاملا في المواصلات؟!

التسويف

– انه محبوب رغم انه قاتل فهو يجعل العمل يتراكم

– يخرج خطتك عن مسارها

– يحرمك من النجاح

التسويف

– هو ان تقوم بمهمه ذات اولويه منخفضه بدلا من ان تنجز مهمتك ذات الاولويه العاليه

– ان تتصفح كتابك او تنتقل بين موادك الدراسية بدلا من ان تذاكر موضوعا صعبا للامتحان

– ان تشاهد التلفاز بينما كان عليك انجاز احدى اصعب نشاطاتك

– ان تتناول كوبا اخر من الشاي بينما كان عليك ان تعود فورا لعملك او مذاكرتك

– اذا لماذا نسوف

1 الكسل

2 الاعمال الغير محببه

3 – الخوف من المجهول كل مهمه اذا لم تبدا تعتبر مجهوله)

4 – انتظار الابداع وساعة الصفاء

5 التردد

6 الاعمال الصعبة الكبيرة تذكر قطعة الجبن السويسرى)

كيف نقضي على التسويف؟

1 ضع وقتا للانتهاء من المهمه ،



لا تتركه للذاكره ،



بل علقه على الحائط امامك

2 خذ على نفسك عهدا الا تسوف ابدا

3 شجع نفسك واعطها مكافاه.

4 لا تتردد وابدا العمل الان

5 ابدا في العمل ولا تنتظر الايحاء فلربما لا ياتيك ابدا

– التخطيط السليم والتنظيم الجيد للوقت التنفيذ السليم للخطة تصرف ايجابي تجاه مضيعات الوقت = ادارة ناجحه وفعاله للوقت

• صور من حرص السلف رضوان الله عليهم على وقتهم

(فتشبهوا ان تكونوا مثلهم ان التشبه بالرجال فلاح)

– هذا الامام ابو بكر الانبارى يدخل عليه الطبيب في مرض موته فينضر الى بوله ويقول له “قد كنت شي~ا لا يفعله احد” ثم يخرج فيقول “ما يجئ منه شئ” اي انه فقد الامل في شفائه ويعود اليه ويساله “ما الذى كنت تفعل” فيقول الامام رحمه الله “كنت اعيد في كل اسبوع عشره الاف ورقه” اي يقرا ويكتب ويحفظ عشره الاف ورقه اسبوعيا

-وهذه امراه الامام الزهري شيخ الامام مالك صاحب المذهب المعروف تشكو من تعلق

زوجها بالكتب فتقول و الله ان هذه الكتب اشد على من ثلاث ضرائر.

– وهذا العلامه ابن الجوزي يقول عن نفسه “و اني اخبر عن حالي ما اشبع من مطالعه الكتب و اذا رايت كتابا لم اره فكاني وقعت على كنز فلو اني قلت اني قد طالعت عشرين الف مجلد كان اكثر و انا بعد في طلب الكتب “.

– وهذا عبدالرحمن تيميه يحكي عن جده فيقول ” كان الجد اذا دخل الخلاء يقول لي



اقرا هذا الكتاب و ارفع صوتك حتى اسمع ” مخافه ان يضيع الوقت الذي يدخل فيه الحمام دون استفاده .

– اما امام المفسرين على مر العصور ابن جرير الطبري فيحكى عنه انه مكث اربعين عاما يكتب في كل يوم اربعين ورقه .

مظاهر فوضى الوقت

1 الاشتغال بثانويات الامور او هوامشها عن اصولها وقلبها .

2 اعطاء العمل البسيط فوق ما يستحق من الجهد و الوقت .

3 تضييع الساعات الطوال بغير عمل بالمره .

4 تراكم اكثر من عمل في وقت واحد بل في لحظه واحده .

اسباب فوضى الوقت

1 الاسرة التي لا تراعي حرمه الوقت .

2 الصحبه السيئه .

3 عدم تقدير قيمه الوقت .

4 اهمال النفس من المحاسبه على الاعمال .

5 المعصيه و اهمال النفس من التزكيه .

6 الغفله عن عواقب فوضى الوقت .

اثار فوضى الوقت

1 ضياع العمر بغير فائده او بغير فائده لا تذكر.

حتى امضى يوما من عمره في غير حق قضاه او فرض اداه ،



او مجد اثله او حمد حصله او خير اسسه او علم اقتبسه فقد عق يومه و ظلم نفسه .

2 القلق والاضطراب النفس لان الفوضوي في وقته ينس قلبه من التطهير فيقع في المعاصي و الذنوب نتيجة لفراغه فيكون في ذلك موت القلب نفسك ان لم تشغلها في الحق شغلتك بالباطل .

3 الذل والهوان في الدنيا و الحسره و الندامه يوم القيامه لانه يلقى ربه وتضيع عمره فيما لا يفيد فيتحسر يم لا ينفع الحسره و يتمنى العوده الى الدنيا و الاصلاح ،



وقال تعالى

“ان تقول نفس يا حسرتى على ما فرطت في جنب الله وان كنت لمن الساخرين”

و قوله تعالى

” حتى اذا جاء احدهم الموت قال رب ارجعون”

ماذا عن العلاج

1 اليقين بان الوقت هو راس المال على ظهر هذه الارض

فاما ان تكسب في هذا القدر من راس المال بانفاقه في السيئات وان تخسر راس المال فقط باضافه الوقت فيما لا يفيد من المباحات و اما اشد الخساره وهي ان تخسر راس المال فيما يغضب الله عليك ،



قال رسول الله صلى الله عليه وسلم “نعمتان مغبون فيهما كثير من الناس الصحة والفراغ “.

2-دوام النظر في سير السلف .

3-الضراعه الى الله و الدعاء بالبركة في الوقت .

4-التخلص من الصحبه السيئه و الارتماء في احضان الصحبه الصالحه .

5 تنظيم الاسرة للوقت مع شغله بالنافع المفيد

6 الاحتراز من المعاصى مع الاكثار من الطاعات

فان ذلك يكون سببا في بركة الوقت مصداقا لقوله صلى الله عليه وسلم من سره ان يبسط له في رزقه اوينسا له في اثره فليصل رحمه)

اساسيات ادارة الوقت:

اولا:

تحليل الوقت.

ثانيا:

تخطيط الوقت.

ثالثا:

تنظيم الوقت.

رابعا:

مرحلة التنفيذ.

خامسا:

مرحلة المتابعة و المراقبه.

• تذكر دائما:

§ ان ادارة الوقت قضية ذاتيه يجب ان تناسب ظروفك و طبيعتك.

§ ان تغيير العادات ياخذ وقتا طويلا و مجهودا كبيرا.

تحليل الوقت

§ ان اول خطوه في ادارتك لوقتك هي ان تحلل كيف تستخدم وقتك الان…

§ اذا لم تفهم كيف تصرف وقتك..فانك لن تتمكن من الاختيار من بين الطرق البديله لاستخدامه.

§ عليك ان تتعرف على نشاطاتك المختلفه,

و الوقت الذي تقضية في كل نشاط.

§ عليك ان تتعرف على اوقاتك الضائعه.

§ عليك ان تتعرف على مضيعات وقتك و اسبابها.

§ و اخيرا .

.

عليك ان تحدد اي الطرق افضل لاستخدام وقتك بكفاءه و فاعليه.

لتحليل وقتك بشكل فعال اتبع الخطوات التاليه

اولا:

جمع المعلومات:

و ذلك عن طريق استخدام جدول يومي للنشاطات لمدة اسبوع على الاقل للتعرف على نشاطاتك اليوميه.

لاستخدام هذا الجدول اتبع التعليمات التاليه:

1.

اختر اسبوعا نموذجيا تجنب ايام العطلات و الايام غير العاديه).

2.

اكتب نشاطاتك على الاقل كل 30 دقيقة بالتفصيل و حاول ان تسجل الوقت المشتغرق في كل نشاط.

3.

اكتب ملاحظاتك على كل نشاط,

هل استغرق اكثر من اللازم



و لماذا



و متى قوطعت فيه



و ما هو سبب المقاطعه

4.

اكتب في اخر اليوم,

هل كان هذا اليوم نموذجيا ام كان شاقا ام اقل من الطبيعي



و اكتب ملاحظاتك علي اليوم.

ثانيا:

اختبار النشاطات

بعد ان تجمع المعلومات علي مدى اسبوع او اسبوعين يجب ان تختبر نشاطاتك كلها من اوجه ثلاثه:

الضروره-الخصوصيه-الكفاءه

o اختبار الضروره:

§ اختبر كل مهمه للتاكد من انها ضرورية و ليست فقط لطيفه.

§ من الشائع ان نقوم بعمل كثير من النشاطات لمجرد اننا نحبها و نستمتع بها.

§ سوف يساعدك هذا الاختبار على اختصار مهمتك حتى حدود الضروره

o اختبار الخصوصيه:

§ عند تحديد مهامك الضرورية فان مهمتك التاليه ان تحدد من الذي سيقوم بها



بمعنى هل هي تخصك

§ سوف تكتشف انك تقوم بمهام كثيرة ليست من اختصاصك؟

o اختبار الكفاءه:

§ بمجرد التاكد انك تقوم بمهمه ضرورية من اختصاصك اسال نفسك,

هل هناك طريقة افضل لاداء هذه المهمه؟!

تذكر:

هناك ثلاث طرق لاستخدام افضل للوقت:

1.

توقف عن اي مهمه غير ضروريه.

2.

ابحث عن احد غيرك للقيام ببعض مهامك.

3.

قم بالمهمه باكبر كفاءه ممكنه.

وبالاستعانه بكتاب كيف تنجز اكثر في وقت اقل ل(روبرت بودش الذي ترجمته الاستاذه منال مصطفى محمد نقدم لكم – اعزاءنا القراء موضوعا مهما حول الاستفاده القصوى من الوقت،

وكيفية التخطيط له،

والقضاء على عاده التاجيل،

ورفع معدل انتاجيتك في العمل..

في البداية نقدم لكم مجموعة من الخطوات العامة التي تساعدك على التعامل مع الوقت بشكل عام،

ثم نتطرق لخطوات تفصيليه من اجل الانجاز الاكبر في اقل وقت ممكن..

الخطوه الاولى:

حدد رسالتك وارتبط بها

اكثر ما يعينك على تذكر قيمه الوقت واهميته هو ان تحدد رسالتك في الحياة وتضعها امام عينيك باستمرار،

وتتحرك من اجل ان تحققها،

والوقت هو المدى الذي تتحرك فيه من اجل تحقيق الاهداف التي تضعها لحياتك او الرساله التي تعيش من اجلها…وانت في الواقع لا تبتكر الرساله التي تتبناها؛

فقط تحس بوجودها،

وتكرس حياتك من اجلها،

فهي موجوده بداخلك،

وترتبط بامكانياتك ومواهبك ودراستك وكل ما تعلمته في الحياة وذكرياتك الماضيه.

وكتابة رسالتك هي التي تساعدك على تذكرها كل يوم،

والداب من اجلها،

وقد اجريت دراسه في امريكا من قبل على الناجحين وجدوا ان ما يقرب من 80 من الناجحين كانوا قد كتبوا اهدافهم ورسالتهم في الحياة بوضوح على ورق.

ولكن من المهم ان نسال هنا:

كيف تقوم بتحديد رسالتك؟

رسالتك او هدفك في الحياة يمكن ان تستشف معالمها من خلال النقاط التاليه:

– ما هي اهم الاشياء في حياتك؟

– ما هي اهدافك بعيده المدى التي يجب ان تكافح من اجلها؟

– ما هي اكبر قيمه في حياتك؟

الخطوه الثانيه:

وازن بين ادوارك

فكل منا يلعب اكثر من دور في الحياه،

وهي تتشابك معا،

اذ ان هذه الادوار تكون في المنزل والعمل والمجتمع،

ولكل دور مسئولياته،

وعليك ان توازن بحيث لا يطغي اي منها على الاخر فلكل وقته وطريقة ادائه التي قد تختلف عن غيره ولكنها تتكامل وتتداخل مع غيرها من الادوار الاخرى.

الخطوه الثالثه:

حدد اهدافك

ويحدد علماء الادارة والتخطيط صفات معينة للهدف الذي تضعه لحياتك منها:

– ان يكون الهدف واضحا غير مبهم او زائفا.

– ان يقاس او يسهل قياسه ويمكن ان تحدده بشكل واقعي.

– ان يكون تحديا يمكن تحقيقة وليس مستحيلا.

– ان يرتبط ببرنامج زمني محدد في وقت محدد.

• ان يرتبط الهدف بموضوع واحد.

• ان يرتبط الهدف بنتيجة وليس بنشاط وقتي.

• ان يكون الهدف مشروعا.

الخطوه الرابعه:

ضع خطة اسبوعيه او شهريه

من خلال ترتيب اولوياتك وفق اهميتها،

وما يساعدك على هذا الهدف الذي وضعته لنفسك في الحياه.

ويفضل الكثيرون من علماء التخطيط والتنميه البشريه الخطة الاسبوعيه لانها تعطي مدى مناسب للتحرك من اجل الانجاز،

فالخطة اليومية لا تكون محكمه بحيث توفر الوقت،

اما الخطة الاسبوعيه فتتيح لك التعديل والتغيير والتحكم الكامل على مدار الايام السبعه التي يضمها الاسبوع،

ويمكن ترحيل اعمال يوم ما الى يوم اخر بمرونه وبساطه،

وهي كخطة عمل افضل من الشهرية لان الاخيرة مداها كبير قد يسبب تراكمات الاعمال المراد اتمامها،

مما يعني في النهاية العجز عن اتمام المهام المطلوبه.

الخطوه الخامسه:

واجه التحديات

– استعرض اعمال اليوم في نهاية اليوم،

واسال نفسك عن الوقت الذي ضاع في اشياء غير مهمه او يمكن تاجيلها ليوم اخر،

وكيف اثر هذا على تنفيذ اهدافك.

ثم تاكد من انك كتبت اعمال الغد،

بحيث تتلافى فيها الاخطاء التي وقعت فيها في اليوم السابق.

والان نقدم لك خطة ونصائح تفصيليه تساعدك على انجاز مهامك في وقت اقل واكثر انجازا في يومك:

بداية عليك ان تعرف انه لا يوجد وقت كافي لعمل كل شيء،

تقبل هذه الحقيقة ببساطه.

لذا من الضروري التركيز على الاشياء الاكثر اهميه.

واذا فعلت ذلك في كل من عملك وحياتك الشخصيه،

فانك ستنجز اكثر بحسن ادارة الوقت.

التخطيط

جهز قائمة بالمهام التي يجب انجازها.

ادرج بها كل الافكار التي ترد لذهنك.

تكمن الفكرة في ان تدون كل شيء على الورق.

– لا تتوقف لصياغه اسلوبك او للتفكير في احد النقاط،

كل ما عليك هو الاستمرار في كتابة القائمة حتى تكتمل.

رتب قائمتك تبعا للاهميه.

واسهل طريقة للقيام بذلك هي تصنيف كل مادة الى ثلاثه اقسام رئيسيه:

ا عاجل ومهم.

ب مهم وليس عاجلا.

ج ليس مهما ولا عاجلا.

النقاط ا هي الاكثر اهمية لذلك تاخذ الاولويه القصوى دائما.

والنقاط ب تليها في الاهميه.

اما ج فلا تستحق تضييع الوقت بها.

واتخاذ الوقت اللازم لتحديد الاولويات سيساعدك على انجاز المهام واحده تلو الاخرى،

بدون التوقف لتحديد اهمية الخطوات لانجاز المهمه.

توقف وفكر فيما تخطط له.

كيف يمكن انجازه بشكل اكثر فاعليه



استغرق دقائق معدوده لتلخيص وبلوره وتبرير خططك،

فالخلاصه البسيطة تغنيك عن ساعات من التردد.

ضع خطة مرنه لكل مشروع،

وسجل الهدف المراد انجازه في قمه القائمه،

ويمكن تقييم كل مهمه الى خطوات لكل منها ميعاد نهائي لانجازها،

والفكرة من الخطة المرنه هي ان تقسم الخطوات باستمرار لخطوات اصغر،

وفى كل سلسله قم بتدريج الاعمال حسب الاهميه،

تزودك الخطة المرنه بحلول للمواقف الحرجه مما يؤدى مباشره لانجاز مهمتك.

خطط لكل ساعة من عملك اليومي،

وحدد اوقات لمهام جدولك اليومي،

اعطى لكل مهمه الوقت اللازم لانجازها،

واستغل وقتك لمعالجه الامور ذات الاولويه،

واذا انتهيت من المهمه مبكرا،

ابدا مباشره في انجاز التاليه.

– استغل الاوقات التي تكون فيها في ذروه طاقتك لانجاز المهام الاكثر الحاحا،

وكلما اكثرت من استعمال تقنيه الوقت المحدد لكل مهمه،

كلما اصبحت اكثر مهاره في تحديد الوقت المطلوب.

ركز حتى وان كنت مطالب بانجاز 101 مشروع،

يجب ان تعمل على زياده مجهودك.

هناك الكثير من الاغراءات التي تصرف انتباهك،

الكثير من الاشياء الشيقه لتعملها والاماكن لتذهب اليها والناس لتختلط بهم،

فبامكانك قضاء وقتك بعده طرق اخرى،

لكن اذا اردت ان تنجز فما عليك الا ان تركز على ما هو اكثر اهميه،

هكذا ببساطه.

في نهاية اليوم اقض 10 دقائق للتحضير لعمل الغد،

اكتب قائمة باولويات اليوم التالي مسبقا.

سيوفر لك هذا وقتا ثمينا في الصباح،

يمكنك ان تدخل مباشره في عملك بدون الحاجة لعمل قوائم واختيارات.

اتباع هذه الاستراتيجيه يضمن لك استغلال اليوم من اوله والعمل على انجاز اكثر المهام اولويه.

حدد باستمرار الوقت اللازم لانجاز كل مهمه.

عندما تبدا في انجاز المهام،

فانك تحتاج للعمل بدون اي عوائق وعندها ستشعر بحدوث النتائج المطلوبه بشكل اسرع.

التنظيم

هيئ مكتبك لتقوم باداء عالي وكفء،

الكثير من الضوء الطبيعي بقدر المستطاع،

مساحه فارغه كافيه على المكتب،

كرس مريح،

واي شيء تحتاجه لاداء المهمه المطلوبه على اكمل وجه.

ضع كل شيء في مكانه في نهاية اليوم،

افرغ مكتبك وارجع كل ملف او مستند لمكانه المعهود،

فبهذه الطريقة ستجد كل شيء في مكانه عندما تحتاجه في المره القادمه.

تفادى تكديس الورق فوق مكتبك،

احفظه لتعرف مكانه بالضبط،

وقلل عدد مرات استخدامك لكل ورقه.

استفد من كل المصادر القيمه التي امامك،

ويمكنك الاعتماد على حدسك الخاص للوصول الى ما تحتاج،

بدون تضييع الوقت في البحث ومن الافضل احيانا الاستعانه بالاخرين للبحث عن المعلومات مع ملاحظه ان مصادر مثل الارشيف الحكومي والانترنت والدليل التجاري قد تكون ذا قيمه كبيرة كمصادر للمعلومات بدون تضييع الوقت،

استخرج هذه المصادر.

ابدا فورا

ابدا كل صباح على مكتب نظيف،

وفى المساء قبل ان تنصرف تخلص من اي تراكم للعمل،

فان داومت على تنظيف مكتبك كعاده يومية ضمن عملك اليومي،

ستقهر اي عقبه تؤدى الى الفوضى وتمنعك من التفكير الواضح المبدع،

ببساطه،

لا يمكنك القيام باداء مميز اذا واجهت كل من العمل الكتابي،

ومجموعة من المهام التي يجب ان تنجز في وقت واحد.

قم بعمل ابغض المهام اولا،

وذلك عند ما تواجه بقائمة من المهام الثقيله،

قم بالاكثر بغضا واحده تلو الاخرى،

ستشعر بعد ذلك ان كل ما ياتي لاحقا سهل،

وستشعر انك لا تقهر باقي اليوم.

ابدا فورا،

واتخذ شعار “قم بعملك الان”،

وان لم تبدا فلن تنتهي،

اذا انتظرت انتظام بعض الامور،

فقد تفقدها كلها.

انجاز بعض الخطوات كل يوم يصل بك الى تحقيق هدفك.

لا تؤجل عملك.

قم به الان.

كن دقيقا،

طور دقه المواعيد الى عاده،

وفي وقت قصير جدا ستنجز اكثر من غيرك ب97%.

الدقه في المواعيد ستجعلك تبدو ملتزما ويوفر لك الوقت والمال،

ويجعلك كذلك تحترم وقت الاخرين.

استفد من البداية المبكره في الصباح،

استيقظ ساعة مبكرا عن المعتاد واستغل هذه الساعة للقيام بافضل اداء،

جرب هذا لمدة شهر وستدهش لما يمكن ان تفعله هذه الساعة لك،

انها وسيله سهلة لكسب فوائد مميزه.

ابدع افكارا منتجه

اذا توفر لديك وقت اضافي اعمل فيه على الخطوه الاكثر اهميه.

لانها هي التي تعطيك القيمه الاعلى او المردود الاكبر،

اسال نفسك باستمرار”ما هو الاستثمار الامثل لوقتي،

الان؟” وعندها قم باكثر الاعمال انتاجيه.

واصل التركيز على اي خطوه مهمله ذات اولويه،

اعمل عليها باستمرار.

انجز المهام التي تعود عليك بقيمه مميزه.

– اعط المهام السهلة الباقيه لمن يؤديها ان امكن،

وهذه وسيله فعاله جدا لرفع معدل الانتاج فلن تستطيع وحدك ان تقوم بكل العمل،

فالتعاون والاشتراك في العمل مثمر للغايه،

فقم بالمهام الرئيسيه التي ستنجزها انت فقط بافضل ما يمكن.

مهما كانت مهارتك وتجربتك وخبرتك عليك استغلالها عمليا،

بما تحتاجه المهمه،

استثمر وقتك وخبرتك بحكمه،

دقق في كل مهمه وقرر اي من الامكانات المتاحه اكثر فاعليه لانجازها.

حول وقتك لافعال منتجه،

حدد الوقت الذي تكون فيه اكثر انتاجيه،

استجمع كل قوتك،

ثم قم بالعمل.

– استخدم الاوقات الاقل في معدلات الانتاج للرد على المكالمات الهاتفيه او ارسال الفاكسات او للاجتماعات وادارة المناقشات.

لا يمكن لاحد ان يحافظ على معدل انتاج مرتفع طوال اليوم،

يكمن السر في ان تعرف اكثر اوقاتك نشاطا،

وتقوم فيها بما هو اكثر اهمية من متطلبات العمل.

– قم بالاعمال بين الاوقات بمعنى ان تستغل وقت الانتظار في المواصلات بان تقرا في كتاب،

او مصحف،

او تذكر الله،

او تعيد ترتيب حسابات يومك،

فهناك من يمكنه استغلال الوقت الذي يمضي في المواصلات لمدة سنوات للحصول علي دبلومه دراسات عليا.

طور اداءك في العمل.

لا تؤجل عمل اليوم الى الغد.

ابدا في العمل فورا وستنجز خلال عشر سنوات ما ينجزه الاخرون طوال حياتهم.

– قم بعملك الان وستشعر باحساس الانجاز الرائع،

كيفية استثمارك لوقتك تحدد نوعيه حياتك التي تصنعها.

قم بزياده انجازك بالانتقال فورا للمهمه التاليه،

كلما انجزت مهمه تلو الاخرى،

كلما تضاعفت احتماليه زياده انتاجك،

فالنجاح يولد نجاح،

كل مهمه تنتهي بنجاح تزيد من حماسك وتعزز من ثقتك لانجاز المزيد،

كل انجاز ناجح يعزز من قدرتك على مواجهه التحدي التالي،

قم بعمل كل خطوه على حده ثم انتقل للتاليه فورا.

حول انشطتك اليومية الاساسية الى عاده قويه،

فالعاده هي شيء تقوم به تلقائيا،

بدون تحكم العقل الواعي،

كل واحد منا لديه مهام بغيضه او مقيته،

ومع ذلك مهمه،

بمجرد ان تصبح عاده،

سيسهل تحملها.

وليس عليك حينها ان تتوقف وتفكر بها.

وسائل وتقنيات وخطوات فاعله

ابتعد عن المقاطعات الشخصيه،

عندما تؤدى عملك،

فان اخر ما تحتاجه هي التدخلات غير الضروريه.

يحدث اكبر انجاز عند ازدياد حماسك واندماجك بالعمل كلما اقتربت نحو النتيجة الناجحه.

يمكن ان تعيق المقاطعات نجاحك،

لذا لا تدعها تحدث،

استخدم وسائل عدم الازعاج مثل علامات على الباب او البريد الصوتي،

وان كنت مضطرا ابحث عن مكان بعيد للعمل حيث لا يجدك الاخرون،

او غير اوقاتك لتكون في قمه نشاطك حيث لا يكون وقت الذروه عند الاخرين.

تعلم ان تتجاهل المهام التي لا تؤدى لنتائج.

فما اسهل ان تشغل نفسك بعمل اقل اهميه،

ان كانت الخطوه غير هامه اليوم،

فلا تضيع وقتك بها،

كلما ابتعدت عن المهام الاقل انتاجا،

كلما كنت منتجا.

سجل افكارك على مسجل،

او استعمل برامج الصوت في الكمبيوتر،

ثم حرر الكلمات الى صيغه ملائمه،

فهذه طريقة سهلة للتعبير عن افكارك،

بدون عناء محاوله الكتابة المنمقه.

الكتابة لكثير من الناس عمل مضجر،

ولكن التحدث اسهل طالما انه ليس امام جمهور،

وغالبا تكون الكتابة اكثر فاعليه اذا كانت بغرض الاتصال بين شخصين.

ضع مواعيد نهائيه يوميه.

سواء قبلتها ام لا،

فالمواعيد النهائيه تزيد من معدل الانتاج،

كلما اقتربنا من الموعد النهائي لاتمام العمل،

كلما بذلنا ما في وسعنا لانهائه،

ضع سلسله من المواعيد النهائيه شهريا واسبوعيا ويوميا،

فكلما اقترب الموعد النهائي كلما بدا العمل الحقيقي.

تعمل المواعيد النهائيه كقوه دفع هامه لزياده انتاجك كلما التزمت بها.

جمع عدد من المهام المتشابهه الصغيرة وقم بها في نفس الوقت،

رد على كل المكالمات الهاتفيه التي تتعلق بموضوع واحد في اليوم ويفضل القيام بذلك بعد الانتهاء من جدول الاعمال اليومي.

اتمام عدد من المهام الصغيرة يكون اسهل في وسط زحام العمل.

حيث يساعدك دعم جهودك على الاستفاده القصوى من وقتك.

جمع المهام الصغيرة معا مثل الاعمال المصرفيه والبريد والتسليم والتسلم او تجديد قاعده البيانات والرد على البريد الالكتروني،

عندما تجبر على الانتقال من نشاط لاخر والعوده مره اخرى،

فانك تستهلك الوقت في محاوله اعاده التركيز والاندماج.

تحدى نفسك،

حاول دائما ان تتفوق على نفسك،

ركز تفكيرك لايجاد وسيله اكثر كفاءه لاداء نفس المهمه المكلف بها،

وبتحويلها للعبه،

فانك تحول حتى اكثر المهام بساطه لاثاره ومرح،

فلتكن منجزا وكافئ نفسك بالمدح الجميل،

واعلم ان الحياة في كثير من الامور،

لعبه ذكاء،

احيانا نقوم مع انفسنا ببعض الخدع والالعاب الصغيرة التي يمكن ان تحفز مستويات جديدة من الانتاج والانجاز،

تشجيع نفسك بكلمات ايجابيه قليلة كتحيه لانجازك يساعدك على انجاز المزيد ويحمسك لمزيد من العمل والنشاط.

كن رقيبا على نفسك،

واسهل وسيله لتطوير الحافز الذاتي هي ان تحتفظ برؤية واضحه لهدفك طوال الوقت،

الهدف هو سبب فعل ما تفعله الان،

تذكر الهدف دائما،

شيء تسعى لانجازه،

لكي يعطيك الوقود اللازم لتخطى الصعوبات.

احتفظ بخطتك اليومية او دفتر ملاحظاتك بالقرب منك دائما،

سجل كل افكارك وملاحظاتك واي معلومات اخرى تقفز الى ذهنك في اي وقت،

وغالبا ما يحدث ذلك في اوقات انشغالك باعمال اخرى،

بدون ملاحظاتك غير المهمه التي تود مشاركه الاخرين بها في نهاية اليوم.

– حافظ على صحتك العقليه والبدنيه،

لانها ضرورية للقيام بافضل انجاز،

نظم وقتك من اجل حياة افضل،

فهو يؤدى لصحة جيده وحياة منظمه،

فانت تحتاج لصحة جيده لكي تستمتع بانجازاتك كما ينبغي.

لا شيء اهم من صحتك،

فبقاؤك في حالة صحية جيده يعطيك طاقة وقدره على التحمل،

ويجعلك كذلك اكثر تفتحا واقل توترا،

وممارسه الرياضه تجعلك تفكر بشكل افضل.

ركز على الهدف في كل الاوقات،

اعرف هدفك،

كن مدركا لهدفك وعندها ستشعر بالانجاز عند اكمال كل مهمه،

تذكر ما تسعى اليه بشكل واضح في عقلك،

ستدرك عندها انه من الضروري العمل بجد لانجاز الاعمال.

368 views

دراسات عن ادارة الوقت