يوم الجمعة 1:34 مساءً 19 يوليو، 2019

دراسات عن ادارة الوقت

صور دراسات عن ادارة الوقت

ادارة الوقت
المقدمه /

اللهم علمنا ما ينفعنا و انفعنا بما علمتنا و ارزقنا الاخلاص و اجمعنا سويا مع الحبيب المصطفى صلى الله عية و سلم في الفردوس الاعلىامين
واتقدم بهذا البحث عن علوم تطوير الذات و ااخترت ادارة الوقت منها لقيمه الوقت عندنا كمسلمين و في نفس الوقت اهدارة عندنا في وقت نحن في امس الحاجة اليه
والله الموفق
ادارة الوقت

الوقت هو العمر الذى يمر من بين ايدينا،

 

و ينسحب بسرعه منا و نحن لا ندرى ان مرورة يعني مرور اعمارنا و حياتنا،

 

و ما حياتنا الا لحظات و ثوان تكونت معا،

 

و ضياعها يعني ضياع حياتنا نفسها.

والوقت من منظور اخر هو المادة الخام التي نطوعها كما نشاء من اجل ان نفعل ما نريد من اعمال و نحقق ما نريد من اهداف،

 

و نصل لما نريد من غايات،

 

الوقت هو السبيل لكل هذا،

 

و من هنا فلابد ان نعرف كيف نستغلة افضل استغلال ممكن و كيف نجعل منه المادة الخام الفعاله و المؤثره من اجل حياة ناجحه نحقق فيها ما نريد.

واكبر معين لنا على معرفه القيمه العظيمه التي لا تساويها قيمه للوقت ان نتذكر حديث الرسول الكريم صلى الله عليه و سلم: لن تزولا قدما عبد يوم القيامه حتى يسال عن اربع: عن عمرة فيما افناة و عن شبابة فيما ابلاة و عن ما له فيما اكتسبة و كيف انفقه،

 

و عن علمة ماذا عمل به.

§ لماذا ادارة الوقت

 

1.

 

لتنفيذ المهام و الاعمال الهامة..ثم يتبقي لنا وقت للابداع و التخطيط للمستقبل و للراحه و الاستجمام.

2.

 

لتحديد الاولويات و انجاز اهم الاعمال في حياتنا.

3.

 

للاستفاده من الوقت الضائع و استغلالة جيدا.

4.

 

للتغلب على الاجهاد و الاحباط الذى يقلل من كفاءه العمل.

ان الحل في هذا كله..

 

هو ادارة صحيحة للوقت.
ان الادارة الصحيحة للوقت تضيف الى حياتك ساعات طوال اذا احسنت استغلال الاوقات الضائعه .

 

 

فاضافه 15 دقيقة كل يوم تعني اضافه 13 يوم عمل كل عام , اضافه 30 دقيقة كل يوم تعني انك تضيف 26 يوم عمل كل عام , ان هذا يعادل شهرا جديدا كل عام .

 


فوائد الادارة الجيده للوقت

1.

 

انجاز اهدافك و احلامك الشخصية.
2.

 

التخفيف من الضغوط سواء في العمل و ضغوط الحياة .

 


3.

 

تحسين نوعيه العمل.
4.

 

تحسين نوعيه الحياة غير العملية.
5.

 

قضاء وقت اكبر مع العائلة او في الترفية و الراحة.
6.

 

قضاء وقت اكبر في التطوير الذاتي.
7.

 

تحقيق نتائج افضل في العمل.
8.

 

زياده سرعه انجاز العمل.
9.

 

تقليل عدد الاخطاء الممكن ارتكابها.
10.

 

تعزيز الراحه في العمل.
11.

 

تحسين انتاجيتك بشكل عام.
12.

 

زياده الدخل.

تذكر ان

• الواجبات دائما اكثر من الاوقات .

 

• انت لا تملك اكثر من 24 ساعة يوميا او 168 ساعة اسبوعيا .

 

لماذا يضيع الناس اوقاتهم؟

1.

 

لا يدركون اهمية الوقت .

 


2.

 

ليس لهم اهداف او خطط و اضحه .

 


3.

 

يستمتعون بالعمل تحت ضغط .

 


4.

 

سلوكيات و معتقدات تؤدى الى ضياع الوقت .

 


5.

 

عدم المعرفه بادوات و اساليب تنظيم الوقت .

 

سلوكيات و معتقدات تؤدى الى ضياع الوقت
1 لا يوجد لدى وقت للتنظيم

1.

 

يحكي ان حطابا كان يجتهد في قطع شجره في الغابه و لكن فاسة لم يكن حادا اذ انه لم يشحذة من قبل،

 

مر عليه شخص ما فراة على تلك الحالة،

 

و قال له: لماذا لا تشحذ فاسك

 

قال الحطاب و هو منهمك في عمله: الا تري اننى مشغول في عملي؟!
2.

 

من يقول بانه مشغول و لا وقت لدية لتنظيم و قتة فهذا شانة كشان الحطاب في القصة

 

ان شحذ الفاس سيساعدة على قطع الشجره بسرعه و سيساعدة ايضا على بذل مجهود اقل في قطع الشجره و كذلك سيتيح له الانتقال لشجره اخرى،

 

و كذلك تنظيم الوقت،

 

يساعدك على اتمام اعمالك بشكل اسرع و بمجهود اقل و سيتيح لك اغتنام فرص لم تكن تخطر على بالك لانك مشغول بعملك.
3.

 

و هذه معادله بسيطة،

 

اننا علينا ان نجهز الارض قبل زراعتها،

 

و نجهز ادواتنا قبل الشروع في عمل ما و كذلك الوقت،

 

علينا ان نخطط لكيفية قضائة في ساعات اليوم.

2 المشاريع الكبيرة فقط تحتاج للتنظيم

1.

 

فى احصائيات كثيرة نجد ان امور صغيرة تهدر الساعات سنوية،

 

فلو قلنا مثلا انك تقضى 10 دقائق في طريقك من البيت و الى العمل و كذلك من العمل الى البيت،

 

اى انك تقضى 20 دقيقة يوميا تتنقل بين البيت و مقر العمل،

 

و لنفرض ان عدد ايام العمل في الاسبوع 5 ايام اسبوعيا.
2.

 

(الوقت المهدر 5 ايام × 20 دقيقة = 100 دقيقة اسبوعيا / 100 دقيقة اسبوعيا × 53 اسبوعا = 5300 دقيقة = 88 ساعة تقريبا.
3.

 

لو قمت باستغلال هذه العشر دقائق يوميا في شيء مفيد لاستفدت من 88 ساعة تظن انت انها وقت ضائع او مهدر،

 

كيف تستغل هذه الدقائق العشر

 

بامكانك الاستماع لاشرطة تعليمية،

 

او حتى تنظم و قتك ذهنيا حسب اولوياتك المخطط لها من قبل،

 

او تجعل هذا الوقت موردا للافكار الابداعيه المتجدده .

 

3 الاخرين لا يسمحون لى بتنظيم الوقت

1.

 

من السهل القاء اللائمه على الاخرين او على الظروف،

 

لكنك المسؤول الوحيد عن و قتك،

 

انت الذى تسمح للاخرين بان يجعلوك اداه لانهاء اعمالهم.
2.

 

اعتذر للاخرين بلباقه و حزم،

 

و ابدا في تنظيم و قتك حسب اولوياتك و ستجد النتيجة الباهرة.
3.

 

وان لم تخطط لنفسك و ترسم الاهداف لنفسك و تنظم و قتك فسيفعل الاخرون لك هذا من اجل انهاء اعمالهم بك!

 

اى تصبح اداه بايديهم.

4 كتابة الاهداف و التخطيط مضيعه للوقت

1.

 

افرض انك ذاهب لرحله ما تستغرق اياما،

 

ماذا ستفعل

 

الشيء الطبيعي ان تخطط لرحلتك و تجهز ادواتك و ملابسك و ربما بعض الكتب و ادوات الترفية قبل موعد الرحله بوقت كافي،

 

و الحياة رحله لكنها رحله طويله تحتاج منا الى تخطيط و اعداد مستمرين لمواجهه العقبات و تحقيق الانجازات.
2.

 

و لتعلم ان كل ساعة تقضيها في التخطيط توفر عليك ما بين الساعتين الى اربع ساعات من وقت التنفيذ،

 

فما رايك

 

تصور انك تخطط كل يوم لمدة ساعة و التوفير المحصل من هذه الساعة يساوى ساعتين،

 

اى انك تحل على 730 ساعة تستطيع استغلالها في امور اخرى كالترفية او الاهتمام بالعائلة او التطوير الذاتي.

5 لا احتاج لكتابة اهدافى او التخطيط على الورق،

 

فانا اعرف ماذا على ان اعمل.

لا توجد ذاكره كاملة ابدا و بهذه القناعه ستنسى بكل تاكيد بعض التفاصيل الضرورية و الاعمال المهمه و المواعيد كذلك،

 

عليك ان تدون افكارك و اهدافك و تنظم و قتك على الورق او على حاسب المهم ان تكتب،

 

و بهذا ستكسب عده امور:

اولا: لن يكون هناك عذر اسمه نسيت

 

لا مجال للنسيان اذا كان كل شيء مدون الا اذا نسيت المفكرة نفسها او الحاسب!!
ثانيا: ستسهل على نفسك اداء المهمات و بتركيز اكبر لان عقلك ترك كل ما عليه ان يتذكرة في و رقه او في الحاسب و الان هو على استعداد لانى يركز على اداء مهمه واحده و بكل فعالية.

6 حياتي سلسله من الازمات المتتالية،

 

كيف انظم و قتي؟!

تنظيم الوقت يساعدك على التخفيف من هذه الازمات و فوق ذلك يساعدك على الاستعداد لها و توقعها فتخف بذلك الازمات و تنحصر في زاويه ضيقة،

 

نحن لا نقول بان تنظيم الوقت سينهى كل الازمات،

 

بل سيساعد على تقليصها بشكل كبير.

سلوكيات و معتقدات تؤدى الى توفير الوقت
1.

 

تحديد الهدف .

 


2.

 

التخطيط.
3.

 

احتفظ دائما بقائمة المهام To-do List .

 


4.

 

التحضير للغد .

 


5.

 

استخدام ادوات تنظيم الوقت .

 


6.

 

انشر ثقافه ادارة الوقت .

 


7.

 

عدم الاحتفاظ بمهام معقده تقسيم المهام الى مهام فرعية .

 


8.

 

لا تحتفظ بالمهام الثقيله على نفسك انتة منها فورا).
9.

 

لا تكن مثاليا .

 


10.

 

رتب اغراضك .

 


11.

 

الاتصال الفعال التاكد من و صول الرساله كما تعنيها).
12.

 

لا تتاخر في الوصول لمكان العمل .

 


13.

 

التحضير للمهام المتكرره Check List .

 


14.

 

تجميع المهام المتشابهه .

 


15.

 

ارتد ساعة راقب الوقت في اي مهمه تقوم بها).
16.

 

تاريخ المهام حدد لنفسك تاريخا او زمنا للانتهاء من اي مهمة .

 


17.

 

المساومه في تحديد المواعيد .

 


18.

 

لا تحتفظ بمهام ناقصة انتة من كل مهمه بداتها .

 


19.

 

لا تهمل كلمه ” شكرا“ .

 


20.

 

لا تقدم خدمات لا تجيدها .

 


21.

 

تعلم القراءه السريعة .

 


22.

 

استغلال وقت السيارة الانتقال – السفر .

 


23.

 

لا تحتفظ بمقاعد مريحه في مكتبك .

 


24.

 

علق لافته مشغول انهاء المهام المحتاجه للتركيز .

 


25.

 

استخدم التليفون بفاعليه .

 


26.

 

تنميه مهارات التفويض .

 


27.

 

اعرف نفسك و دورات ادائك اليومي ذهنيا و بدنيا
تحليل

لقد قمت بعملية تحليل الوقت عن طريق كتابة نشاطك الذي نقوم به كل يوم و نكتب ملاحظاتك عن كل نشاط كم من الوقت المستغرق فيه

 

 

هل تعداة

 

ثم نختبر كل نشاط بالاختبارات الاتيه

• اختبار الضروره هل هو ضروري

 

 

كثير من الانشطه نقوم بها لمجرد اننانحبها فقط لا انها ضرورية .

 

• اختبار الخصوصيه هل هي تخصنى

 

 

سوف تكتشف انك تقوم بمهام كثيرة ليس من اختصاصك .

 

• اختبار الكفاءه هل انا اؤدى العمل باكبر قدر من الكفاءه الممكنه

 

لا تكن ساذجا عند وضع خطتك اجعل خطتك مكتوبة و اجعلها في متناول يدك .

 

قال عمر بن الخطاب حاسبوا انفسكم قبل ان تحاسبوا .

 

 

و زنوا اعمالكم قبل ان توزن عليكم

لقد كنت و اقعيا حين و ضعت اهدافك في حدود امكاناتك و قدراك و قسمتها الى اهداف .

 

1 خطة سنويه لاهداف العام كله .

 

2 خطة شهرية قسمت الاهداف على مدي 12 شهرا .

 

3 خطة اسبوعيه قسمت اهداف الشهر على مدي 4 اسابيع .

 

انتبة ان المهام المفتوحه لن تنتهي ابدا .

 

 

لا بد من وجود موعد نهاية لكل مهمه .

 

قاعده 20 /80

ان 20 فقط من النشاطات تحقق لك 80 من الاهداف المنشوده .

 

 

و لكن احذر العمل يتمدد كي يملا الوقت المتاح لاستكمالة .

 

بمعنى انك من الممكن ان تقضي شهرا كاملا في انجاز عمل لا يحتاج لاكثر من اسبوع .

 

ان الفوضي في مكان عملك من اكبر مضيعات الوقت .

 

 

فبادر باتخاذ هذه الاجراءات فورا

– حافظ على تنظيم جيد للحجرة

– لا تضع على مكتبك الا ما ستحتاجة حالا

– تاكد من ترتيب الكتب و الادوات بشكل منظم على المكتب

– سله المهملات مهمه جدا: تخلص من كل شئ ليس له اهمية و لن تحتاجة بعد اليوم.
ها قد و ضعنا ارجلنا على اول طريق الاستفاده من الوقت

– المهم ان تبدا و تذكر ان:

لا شئ يغري بالانتهاء قدر الابتداء فالعمل الذي لم يبدا بعد لا يحفزك لانهائة بينما يدفعك العمل الغير المنجز الى محاوله انجازه

الجبن السويسرى

توجد فراغات في الجبن السويسري ليسهل تقطيعها و اكلها

– لذلك اذا قابلت مهمه كبيرة لا تنزعج و تعامل معها جيدا

وتذكر قم بتقسيم المهمه الكبيرة الى اجزاء صغيرة يسهل انجازها

-اضف الى يومك و قتا جديدا عن طريق استخدام الاوقات الضائعه مثل:

-اوقات المواصلات – اوقات الانتظار الاوقات البينيه بين النشاطات)

مصحفك في جيبك كنز في قلبك احفظ القران في نصف ساعة)

– اذا فرضنا انك تحفظ 5 ايات يوميا فانك تحفظ شهريا 150 اية،

 

اذا تكون حفظت اكثر من جزء من سورة البقره في شهر الجزء الاول ينتهى عند الايه 142)،

 

و بعد شهرين تكون حفظت 300ايه اي انهيت سورة البقره في شهرين 286اية اي تحتاج حوالى 3 سنوات و نصف لكي تحفظ القران كاملا.

 

ما رايك في ان نبدا حفظ كتاب الله كاملا في المواصلات؟!

التسويف

– انه محبوب رغم انه قاتل فهو يجعل العمل يتراكم

– يخرج خطتك عن مسارها

– يحرمك من النجاح

التسويف

– هوان تقوم بمهمه ذات اولويه منخفضه بدلا من ان تنجز مهمتك ذات الاولويه العالية

– ان تتصفح كتابك او تنتقل بين موادك الدراسية بدلا من ان تذاكر موضوعا صعبا للامتحان

– ان تشاهد التلفاز بينما كان عليك انجاز احدي اصعب نشاطاتك

– ان تتناول كوبا اخر من الشاى بينما كان عليك ان تعود فورا لعملك او مذاكرتك

– اذا لماذا نسوف

 

1 الكسل

2 الاعمال الغير محببة

3 – الخوف من المجهول كل مهمه اذا لم تبدا تعتبر مجهولة)

4 – انتظار الابداع و ساعة الصفاء

5 التردد

6 الاعمال الصعبة الكبيرة تذكر قطعة الجبن السويسرى)

كيف نقضى على التسويف؟

1 ضع و قتا للانتهاء من المهمه ،

 

 

لا تتركة للذاكره ،

 

 

بل علقة على الحائط امامك

2 خذ على نفسك عهدا الا تسوف ابدا

3 شجع نفسك و اعطها مكافاة.

4 لا تتردد و ابدا العمل الان

5 ابدا في العمل و لا تنتظر الايحاء فلربما لا ياتيك ابدا

– التخطيط السليم و التنظيم الجيد للوقت التنفيذ السليم للخطة تصرف ايجابي تجاة مضيعات الوقت = ادارة ناجحه و فعاله للوقت

• صور من حرص السلف رضوان الله عليهم على و قتهم

(فتشبهوا ان تكونوا مثلهم ان التشبة بالرجال فلاح)

– هذا الامام ابو بكر الانباري يدخل عليه الطبيب في مرض موتة فينضر الى بولة و يقول له “قد كنت شي~ا لا يفعلة احد” ثم يخرج فيقول “ما يجئ منه شئ” اي انه فقد الامل في شفائة و يعود الية و يسالة “ما الذي كنت تفعل” فيقول الامام رحمة الله “كنت اعيد في كل اسبوع عشره الاف و رقة” اي يقرا و يكتب و يحفظ عشره الاف و رقه اسبوعيا

-وهذه امرأة الامام الزهرى شيخ الامام ما لك صاحب المذهب المعروف تشكو من تعلق

زوجها بالكتب فتقول و الله ان هذه الكتب اشد على من ثلاث ضرائر.

– و هذا العلامه ابن الجوزى يقول عن نفسة “و اني اخبر عن حالى ما اشبع من مطالعه الكتب و اذا رايت كتابا لم ارة فكانى و قعت على كنز فلو اني قلت اني قد طالعت عشرين الف مجلد كان اكثر و انا بعد في طلب الكتب “.

– و هذا عبدالرحمن تيميه يحكى عن جدة فيقول ” كان الجد اذا دخل الخلاء يقول لى اقرا هذا الكتاب و ارفع صوتك حتى اسمع ” مخافه ان يضيع الوقت الذى يدخل فيه الحمام دون استفاده .

 

– اما امام المفسرين على مر العصور ابن جرير الطبرى فيحكي عنه انه مكث اربعين عاما يكتب في كل يوم اربعين و رقه .

 

مظاهر فوضي الوقت

1 الاشتغال بثانويات الامور او هوامشها عن اصولها و قلبها .

 

2 اعطاء العمل البسيط فوق ما يستحق من الجهد و الوقت .

 

3 تضييع الساعات الطوال بغير عمل بالمره .

 

4 تراكم اكثر من عمل في وقت واحد بل في لحظه واحده .

 

اسباب فوضي الوقت

1 الاسرة التي لا تراعى حرمه الوقت .

 

2 الصحبه السيئه .

 

3 عدم تقدير قيمه الوقت .

 

4 اهمال النفس من المحاسبه على الاعمال .

 

5 المعصيه و اهمال النفس من التزكيه .

 

6 الغفله عن عواقب فوضي الوقت .

 

اثار فوضي الوقت

1 ضياع العمر بغير فائده او بغير فائده لا تذكر.

 

حتى امضي يوما من عمرة في غير حق قضاة او فرض اداة ،

 

 

او مجد اثلة او حمد حصلة او خير اسسة او علم اقتبسة فقد عق يومة و ظلم نفسة .

2 القلق و الاضطراب النفس لان الفوضوى في و قتة ينس قلبة من التطهير فيقع في المعاصى و الذنوب نتيجة لفراغة فيكون في ذلك موت القلب نفسك ان لم تشغلها في الحق شغلتك بالباطل .

3 الذل و الهوان في الدنيا و الحسره و الندامه يوم القيامه لانة يلقي ربة و تضيع عمرة فيما لا يفيد فيتحسر يم لا ينفع الحسره و يتمني العوده الى الدنيا و الاصلاح ،

 

 

و قال تعالى

“ان تقول نفس يا حسرتي على ما فرطت في جنب الله وان كنت لمن الساخرين”

و قوله تعالى

” حتى اذا جاء احدهم الموت قال رب ارجعون”

ماذا عن العلاج

1 اليقين بان الوقت هو راس المال على ظهر هذه الارض

فاما ان تكسب في هذا القدر من راس المال بانفاقة في السيئات وان تخسر راس المال فقط باضافه الوقت فيما لا يفيد من المباحات واما اشد الخساره و هي ان تخسر راس المال فيما يغضب الله عليك ،

 

 

قال رسول الله صلى الله عليه و سلم “نعمتان مغبون فيهما كثير من الناس الصحة و الفراغ “.

2-دوام النظر في سير السلف .

 

3-الضراعه الى الله و الدعاء بالبركة في الوقت .

 

4-التخلص من الصحبه السيئه و الارتماء في احضان الصحبه الصالحه .

 

5 تنظيم الاسرة للوقت مع شغلة بالنافع المفيد

6 الاحتراز من المعاصي مع الاكثار من الطاعات

فان ذلك يكون سببا في بركة الوقت مصداقا لقوله صلى الله عليه و سلم من سرة ان يبسط له في رزقة اوينسا له في اثرة فليصل رحمه)

اساسيات ادارة الوقت:

اولا: تحليل الوقت.

ثانيا: تخطيط الوقت.

ثالثا: تنظيم الوقت.

رابعا: مرحلة التنفيذ.

خامسا: مرحلة المتابعة و المراقبة.

• تذكر دائما:

§ ان ادارة الوقت قضية ذاتيه يجب ان تناسب ظروفك و طبيعتك.

§ ان تغيير العادات ياخذ و قتا طويلا و مجهودا كبيرا.

تحليل الوقت

§ ان اول خطوه في ادارتك لوقتك هي ان تحلل كيف تستخدم و قتك الان…

§ اذا لم تفهم كيف تصرف و قتك..فانك لن تتمكن من الاختيار من بين الطرق البديله لاستخدامه.

§ عليك ان تتعرف على نشاطاتك المختلفة, و الوقت الذى تقضية في كل نشاط.

§ عليك ان تتعرف على اوقاتك الضائعة.

§ عليك ان تتعرف على مضيعات و قتك و اسبابها.

§ و اخيرا .

 

.

 

عليك ان تحدد اي الطرق افضل لاستخدام و قتك بكفاءه و فاعلية.

لتحليل و قتك بشكل فعال اتبع الخطوات التالية

اولا: جمع المعلومات:

و ذلك عن طريق استخدام جدول يومي للنشاطات لمدة اسبوع على الاقل للتعرف على نشاطاتك اليومية.

لاستخدام هذا الجدول اتبع التعليمات التالية:

1.

 

اختر اسبوعا نموذجيا تجنب ايام العطلات و الايام غير العادية).

2.

 

اكتب نشاطاتك على الاقل كل 30 دقيقة بالتفصيل و حاول ان تسجل الوقت المشتغرق في كل نشاط.

3.

 

اكتب ملاحظاتك على كل نشاط, هل استغرق اكثر من اللازم

 

 

و لماذا

 

 

و متى قوطعت فيه

 

 

و ما هو سبب المقاطعه

 

4.

 

اكتب في اخر اليوم, هل كان هذا اليوم نموذجيا ام كان شاقا ام اقل من الطبيعي

 

 

و اكتب ملاحظاتك على اليوم.

ثانيا: اختبار النشاطات

بعد ان تجمع المعلومات على مدي اسبوع او اسبوعين يجب ان تختبر نشاطاتك كلها من اوجة ثلاثة: الضرورة-الخصوصية-الكفاءة

o اختبار الضرورة:

§ اختبر كل مهمه للتاكد من انها ضرورية و ليست فقط لطيفة.

§ من الشائع ان نقوم بعمل كثير من النشاطات لمجرد اننا نحبها و نستمتع بها.

§ سوف يساعدك هذا الاختبار على اختصار مهمتك حتى حدود الضرورة

o اختبار الخصوصية:

§ عند تحديد مهامك الضرورية فان مهمتك التاليه ان تحدد من الذى سيقوم بها

 

 

بمعنى هل هي تخصك

 

§ سوف تكتشف انك تقوم بمهام كثيرة ليست من اختصاصك؟

o اختبار الكفاءة:

§ بمجرد التاكد انك تقوم بمهمه ضرورية من اختصاصك اسال نفسك, هل هناك طريقة افضل لاداء هذه المهمة؟!

تذكر:

هناك ثلاث طرق لاستخدام افضل للوقت:

1.

 

توقف عن اي مهمه غير ضرورية.

2.

 

ابحث عن احد غيرك للقيام ببعض مهامك.

3.

 

قم بالمهمه باكبر كفاءه ممكنة.

وبالاستعانه بكتاب كيف تنجز اكثر في وقت اقل ل(روبرت بودش الذى ترجمتة الاستاذه منال مصطفى محمد نقدم لكم – اعزاءنا القراء موضوعا مهما حول الاستفاده القصوي من الوقت،

 

و كيفية التخطيط له،

 

و القضاء على عاده التاجيل،

 

و رفع معدل انتاجيتك في العمل..

فى البداية نقدم لكم مجموعة من الخطوات العامة التي تساعدك على التعامل مع الوقت بشكل عام،

 

ثم نتطرق لخطوات تفصيليه من اجل الانجاز الاكبر في اقل وقت ممكن..

الخطوه الاولى: حدد رسالتك و ارتبط بها

اكثر ما يعينك على تذكر قيمه الوقت و اهميتة هوان تحدد رسالتك في الحياة و تضعها امام عينيك باستمرار،

 

و تتحرك من اجل ان تحققها،

 

و الوقت هو المدي الذى تتحرك فيه من اجل تحقيق الاهداف التي تضعها لحياتك او الرساله التي تعيش من اجلها…وانت في الواقع لا تبتكر الرساله التي تتبناها؛

 

فقط تحس بوجودها،

 

و تكرس حياتك من اجلها،

 

فهي موجوده بداخلك،

 

و ترتبط بامكانياتك و مواهبك و دراستك و كل ما تعلمتة في الحياة و ذكرياتك الماضية.

وكتابة رسالتك هي التي تساعدك على تذكرها كل يوم،

 

و الداب من اجلها،

 

و قد اجريت دراسه في امريكا من قبل على الناجحين و جدوا ان ما يقرب من 80 من الناجحين كانوا قد كتبوا اهدافهم و رسالتهم في الحياة بوضوح على و رق.

 

و لكن من المهم ان نسال هنا:

كيف تقوم بتحديد رسالتك؟

رسالتك او هدفك في الحياة يمكن ان تستشف معالمها من خلال النقاط التالية:

– ما هي اهم الاشياء في حياتك؟

– ما هي اهدافك بعيده المدي التي يجب ان تكافح من اجلها؟

– ما هي اكبر قيمه في حياتك؟

الخطوه الثانية: و ازن بين ادوارك

فكل منا يلعب اكثر من دور في الحياة،

 

و هي تتشابك معا،

 

اذ ان هذه الادوار تكون في المنزل و العمل و المجتمع،

 

و لكل دور مسئولياته،

 

و عليك ان توازن بحيث لا يطغى اي منها على الاخر فلكل و قتة و طريقة ادائة التي قد تختلف عن غيرة و لكنها تتكامل و تتداخل مع غيرها من الادوار الاخرى.

الخطوه الثالثة: حدد اهدافك

ويحدد علماء الادارة و التخطيط صفات معينة للهدف الذى تضعة لحياتك منها:

– ان يكون الهدف و اضحا غير مبهم او زائفا.

– ان يقاس او يسهل قياسة و يمكن ان تحددة بشكل و اقعي.

– ان يكون تحديا يمكن تحقيقة و ليس مستحيلا.

– ان يرتبط ببرنامج زمنى محدد في وقت محدد.

• ان يرتبط الهدف بموضوع واحد.

• ان يرتبط الهدف بنتيجة و ليس بنشاط و قتي.

• ان يكون الهدف مشروعا.

الخطوه الرابعة: ضع خطة اسبوعيه او شهرية

من خلال ترتيب اولوياتك و فق اهميتها،

 

و ما يساعدك على هذا الهدف الذى و ضعتة لنفسك في الحياة.

 

و يفضل الكثيرون من علماء التخطيط و التنميه البشريه الخطة الاسبوعيه لانها تعطى مدي مناسب للتحرك من اجل الانجاز،

 

فالخطة اليومية لا تكون محكمه بحيث توفر الوقت،

 

اما الخطة الاسبوعيه فتتيح لك التعديل و التغيير و التحكم الكامل على مدار الايام السبعه التي يضمها الاسبوع،

 

و يمكن ترحيل اعمال يوم ما الى يوم اخر بمرونه و بساطة،

 

و هي كخطة عمل افضل من الشهرية لان الاخيرة مداها كبير قد يسبب تراكمات الاعمال المراد اتمامها،

 

مما يعني في النهاية العجز عن اتمام المهام المطلوبة.

الخطوه الخامسة: و اجة التحديات

– استعرض اعمال اليوم في نهاية اليوم،

 

و اسال نفسك عن الوقت الذى ضاع في اشياء غير مهمه او يمكن تاجيلها ليوم اخر،

 

و كيف اثر هذا على تنفيذ اهدافك.

ثم تاكد من انك كتبت اعمال الغد،

 

بحيث تتلافي فيها الاخطاء التي و قعت فيها في اليوم السابق.

والان نقدم لك خطة و نصائح تفصيليه تساعدك على انجاز مهامك في وقت اقل و اكثر انجازا في يومك:

بداية عليك ان تعرف انه لا يوجد وقت كافى لعمل كل شيء،

 

تقبل هذه الحقيقة ببساطه.

 

لذا من الضروري التركيز على الاشياء الاكثر اهمية.

 

و اذا فعلت ذلك في كل من عملك و حياتك الشخصية،

 

فانك ستنجز اكثر بحسن ادارة الوقت.

التخطيط

جهز قائمة بالمهام التي يجب انجازها.

 

ادرج بها كل الافكار التي ترد لذهنك.

 

تكمن الفكرة في ان تدون كل شيء على الورق.

– لا تتوقف لصياغه اسلوبك او للتفكير في احد النقاط،

 

كل ما عليك هو الاستمرار في كتابة القائمة حتى تكتمل.

رتب قائمتك تبعا للاهمية.

 

و اسهل طريقة للقيام بذلك هي تصنيف كل ما ده الى ثلاثه اقسام رئيسية:

ا عاجل و مهم.

 

ب مهم و ليس عاجلا.

 

ج ليس مهما و لا عاجلا.

النقاط ا هي الاكثر اهمية لذلك تاخذ الاولويه القصوي دائما.

والنقاط ب تليها في الاهمية.

اما ج فلا تستحق تضييع الوقت بها.

واتخاذ الوقت اللازم لتحديد الاولويات سيساعدك على انجاز المهام واحده تلو الاخرى،

 

بدون التوقف لتحديد اهمية الخطوات لانجاز المهمة.

توقف و فكر فيما تخطط له.

 

كيف يمكن انجازة بشكل اكثر فاعليه

 

 

استغرق دقائق معدوده لتلخيص و بلوره و تبرير خططك،

 

فالخلاصه البسيطة تغنيك عن ساعات من التردد.

ضع خطة مرنة لكل مشروع،

 

و سجل الهدف المراد انجازة في قمه القائمة،

 

و يمكن تقييم كل مهمه الى خطوات لكل منها ميعاد نهائى لانجازها،

 

و الفكرة من الخطة المرنه هي ان تقسم الخطوات باستمرار لخطوات اصغر،

 

و في كل سلسله قم بتدريج الاعمال حسب الاهمية،

 

تزودك الخطة المرنه بحلول للمواقف الحرجه مما يؤدي مباشره لانجاز مهمتك.

خطط لكل ساعة من عملك اليومي،

 

و حدد اوقات لمهام جدولك اليومي،

 

اعطي لكل مهمه الوقت اللازم لانجازها،

 

و استغل و قتك لمعالجه الامور ذات الاولوية،

 

و اذا انتهيت من المهمه مبكرا،

 

ابدا مباشره في انجاز التالية.

– استغل الاوقات التي تكون فيها في ذروه طاقتك لانجاز المهام الاكثر الحاحا،

 

و كلما اكثرت من استعمال تقنيه الوقت المحدد لكل مهمة،

 

كلما اصبحت اكثر مهاره في تحديد الوقت المطلوب.

ركز حتى وان كنت مطالب بانجاز 101 مشروع،

 

يجب ان تعمل على زياده مجهودك.

 

هناك الكثير من الاغراءات التي تصرف انتباهك،

 

الكثير من الاشياء الشيقه لتعملها و الاماكن لتذهب اليها و الناس لتختلط بهم،

 

فبامكانك قضاء و قتك بعده طرق اخرى،

 

لكن اذا اردت ان تنجز فما عليك الا ان تركز على ما هو اكثر اهمية،

 

هكذا ببساطه.

في نهاية اليوم اقض 10 دقائق للتحضير لعمل الغد،

 

اكتب قائمة باولويات اليوم التالي مسبقا.

 

سيوفر لك هذا و قتا ثمينا في الصباح،

 

يمكنك ان تدخل مباشره في عملك بدون الحاجة لعمل قوائم و اختيارات.

اتباع هذه الاستراتيجيه يضمن لك استغلال اليوم من اولة و العمل على انجاز اكثر المهام اولوية.

حدد باستمرار الوقت اللازم لانجاز كل مهمة.

 

عندما تبدا في انجاز المهام،

 

فانك تحتاج للعمل بدون اي عوائق و عندها ستشعر بحدوث النتائج المطلوبه بشكل اسرع.

التنظيم

هيئ مكتبك لتقوم باداء عالى و كفء،

 

الكثير من الضوء الطبيعي بقدر المستطاع،

 

مساحه فارغه كافيه على المكتب،

 

كرس مريح،

 

و اي شيء تحتاجة لاداء المهمه المطلوبه على اكمل و جه.

ضع كل شيء في مكانة في نهاية اليوم،

 

افرغ مكتبك و ارجع كل ملف او مستند لمكانة المعهود،

 

فبهذه الطريقة ستجد كل شيء في مكانة عندما تحتاجة في المره القادمة.

تفادي تكديس الورق فوق مكتبك،

 

احفظة لتعرف مكانة بالضبط،

 

و قلل عدد مرات استخدامك لكل و رقة.

استفد من كل المصادر القيمه التي امامك،

 

و يمكنك الاعتماد على حدسك الخاص للوصول الى ما تحتاج،

 

بدون تضييع الوقت في البحث و من الافضل احيانا الاستعانه بالاخرين للبحث عن المعلومات مع ملاحظه ان مصادر مثل الارشيف الحكومى و الانترنت و الدليل التجارى قد تكون ذا قيمه كبيرة كمصادر للمعلومات بدون تضييع الوقت،

 

استخرج هذه المصادر.

ابدا فورا

ابدا كل صباح على مكتب نظيف،

 

و في المساء قبل ان تنصرف تخلص من اي تراكم للعمل،

 

فان داومت على تنظيف مكتبك كعاده يومية ضمن عملك اليومي،

 

ستقهر اي عقبة تؤدي الى الفوضي و تمنعك من التفكير الواضح المبدع،

 

ببساطه،

 

لا يمكنك القيام باداء مميز اذا و اجهت كل من العمل الكتابي،

 

و مجموعة من المهام التي يجب ان تنجز في وقت واحد.

قم بعمل ابغض المهام اولا،

 

و ذلك عند ما تواجة بقائمة من المهام الثقيلة،

 

قم بالاكثر بغضا واحده تلو الاخرى،

 

ستشعر بعد ذلك ان كل ما ياتى لاحقا سهل،

 

و ستشعر انك لا تقهر باقى اليوم.

ابدا فورا،

 

و اتخذ شعار “قم بعملك الان”،

 

وان لم تبدا فلن تنتهي،

 

اذا انتظرت انتظام بعض الامور،

 

فقد تفقدها كلها.

 

انجاز بعض الخطوات كل يوم يصل بك الى تحقيق هدفك.

 

لا تؤجل عملك.

 

قم به الان.

كن دقيقا،

 

طور دقه المواعيد الى عادة،

 

و في وقت قصير جدا ستنجز اكثر من غيرك ب97%.

 

الدقه في المواعيد ستجعلك تبدو ملتزما و يوفر لك الوقت و المال،

 

و يجعلك كذلك تحترم وقت الاخرين.

استفد من البداية المبكره في الصباح،

 

استيقظ ساعة مبكرا عن المعتاد و استغل هذه الساعة للقيام بافضل اداء،

 

جرب هذا لمدة شهر و ستدهش لما يمكن ان تفعلة هذه الساعة لك،

 

انها و سيله سهلة لكسب فوائد مميزة.

ابدع افكارا منتجة

اذا توفر لديك وقت اضافى اعمل فيه على الخطوه الاكثر اهمية.

 

لانها هي التي تعطيك القيمه الاعلى او المردود الاكبر،

 

اسال نفسك باستمرار”ما هو الاستثمار الامثل لوقتي،

 

الان؟” و عندها قم باكثر الاعمال انتاجية.

و اصل التركيز على اي خطوه مهمله ذات اولوية،

 

اعمل عليها باستمرار.

انجز المهام التي تعود عليك بقيمه مميزة.

– اعط المهام السهلة الباقيه لمن يؤديها ان امكن،

 

و هذه و سيله فعاله جدا لرفع معدل الانتاج فلن تستطيع و حدك ان تقوم بكل العمل،

 

فالتعاون و الاشتراك في العمل مثمر للغاية،

 

فقم بالمهام الرئيسيه التي ستنجزها انت فقط بافضل ما يمكن.

 

مهما كانت مهارتك و تجربتك و خبرتك عليك استغلالها عمليا،

 

بما تحتاجة المهمة،

 

استثمر و قتك و خبرتك بحكمة،

 

دقق في كل مهمه و قرر اي من الامكانات المتاحه اكثر فاعليه لانجازها.

حول و قتك لافعال منتجة،

 

حدد الوقت الذى تكون فيه اكثر انتاجية،

 

استجمع كل قوتك،

 

ثم قم بالعمل.

– استخدم الاوقات الاقل في معدلات الانتاج للرد على المكالمات الهاتفيه او ارسال الفاكسات او للاجتماعات و ادارة المناقشات.

لا يمكن لاحد ان يحافظ على معدل انتاج مرتفع طوال اليوم،

 

يكمن السر في ان تعرف اكثر اوقاتك نشاطا،

 

و تقوم فيها بما هو اكثر اهمية من متطلبات العمل.

– قم بالاعمال بين الاوقات بمعنى ان تستغل وقت الانتظار في المواصلات بان تقرا في كتاب،

 

او مصحف،

 

او تذكر الله،

 

او تعيد ترتيب حسابات يومك،

 

فهناك من يمكنة استغلال الوقت الذى يمضى في المواصلات لمدة سنوات للحصول على دبلومه دراسات عليا.

طور اداءك في العمل.

 

لا تؤجل عمل اليوم الى الغد.

 

ابدا في العمل فورا و ستنجز خلال عشر سنوات ما ينجزة الاخرون طوال حياتهم.

– قم بعملك الان و ستشعر باحساس الانجاز الرائع،

 

كيفية استثمارك لوقتك تحدد نوعيه حياتك التي تصنعها.

قم بزياده انجازك بالانتقال فورا للمهمه التالية،

 

كلما انجزت مهمه تلو الاخرى،

 

كلما تضاعفت احتماليه زياده انتاجك،

 

فالنجاح يولد نجاح،

 

كل مهمه تنتهى بنجاح تزيد من حماسك و تعزز من ثقتك لانجاز المزيد،

 

كل انجاز ناجح يعزز من قدرتك على مواجهه التحدى التالي،

 

قم بعمل كل خطوه على حدة ثم انتقل للتاليه فورا.

حول انشطتك اليومية الاساسية الى عاده قوية،

 

فالعاده هي شيء تقوم به تلقائيا،

 

بدون تحكم العقل الواعي،

 

كل واحد منا لدية مهام بغيضه او مقيتة،

 

و مع ذلك مهمة،

 

بمجرد ان تصبح عادة،

 

سيسهل تحملها.

 

و ليس عليك حينها ان تتوقف و تفكر بها.

وسائل و تقنيات و خطوات فاعلة

ابتعد عن المقاطعات الشخصية،

 

عندما تؤدي عملك،

 

فان اخر ما تحتاجة هي التدخلات غير الضرورية.

 

يحدث اكبر انجاز عند ازدياد حماسك و اندماجك بالعمل كلما اقتربت نحو النتيجة الناجحة.

 

يمكن ان تعيق المقاطعات نجاحك،

 

لذا لا تدعها تحدث،

 

استخدم و سائل عدم الازعاج مثل علامات على الباب او البريد الصوتي،

 

وان كنت مضطرا ابحث عن مكان بعيد للعمل حيث لا يجدك الاخرون،

 

او غير اوقاتك لتكون في قمه نشاطك حيث لا يكون وقت الذروه عند الاخرين.

تعلم ان تتجاهل المهام التي لا تؤدي لنتائج.

 

فما اسهل ان تشغل نفسك بعمل اقل اهمية،

 

ان كانت الخطوه غير هامه اليوم،

 

فلا تضيع و قتك بها،

 

كلما ابتعدت عن المهام الاقل انتاجا،

 

كلما كنت منتجا.

سجل افكارك على مسجل،

 

او استعمل برامج الصوت في الكمبيوتر،

 

ثم حرر الكلمات الى صيغه ملائمة،

 

فهذه طريقة سهلة للتعبير عن افكارك،

 

بدون عناء محاوله الكتابة المنمقة.

 

الكتابة لكثير من الناس عمل مضجر،

 

و لكن التحدث اسهل طالما انه ليس امام جمهور،

 

و غالبا تكون الكتابة اكثر فاعليه اذا كانت بغرض الاتصال بين شخصين.

ضع مواعيد نهائيه يومية.

 

سواء قبلتها ام لا،

 

فالمواعيد النهائيه تزيد من معدل الانتاج،

 

كلما اقتربنا من الموعد النهائى لاتمام العمل،

 

كلما بذلنا ما في و سعنا لانهائه،

 

ضع سلسله من المواعيد النهائيه شهريا و اسبوعيا و يوميا،

 

فكلما اقترب الموعد النهائى كلما بدا العمل الحقيقي.

 

تعمل المواعيد النهائيه كقوه دفع هامه لزياده انتاجك كلما التزمت بها.

جمع عدد من المهام المتشابهه الصغيرة و قم بها في نفس الوقت،

 

رد على كل المكالمات الهاتفيه التي تتعلق بموضوع واحد في اليوم و يفضل القيام بذلك بعد الانتهاء من جدول الاعمال اليومي.

 

اتمام عدد من المهام الصغيرة يكون اسهل في و سط زحام العمل.

 

حيث يساعدك دعم جهودك على الاستفاده القصوي من و قتك.

 

جمع المهام الصغيرة معا مثل الاعمال المصرفيه و البريد و التسليم و التسلم او تجديد قاعده البيانات و الرد على البريد الالكتروني،

 

عندما تجبر على الانتقال من نشاط لاخر و العوده مره اخرى،

 

فانك تستهلك الوقت في محاوله اعاده التركيز و الاندماج.

تحدي نفسك،

 

حاول دائما ان تتفوق على نفسك،

 

ركز تفكيرك لايجاد و سيله اكثر كفاءه لاداء نفس المهمه المكلف بها،

 

و بتحويلها للعبة،

 

فانك تحول حتى اكثر المهام بساطة لاثاره و مرح،

 

فلتكن منجزا و كافئ نفسك بالمدح الجميل،

 

و اعلم ان الحياة في كثير من الامور،

 

لعبه ذكاء،

 

احيانا نقوم مع انفسنا ببعض الخدع و الالعاب الصغيرة التي يمكن ان تحفز مستويات جديدة من الانتاج و الانجاز،

 

تشجيع نفسك بكلمات ايجابيه قليلة كتحيه لانجازك يساعدك على انجاز المزيد و يحمسك لمزيد من العمل و النشاط.

كن رقيبا على نفسك،

 

و اسهل و سيله لتطوير الحافز الذاتى هي ان تحتفظ برؤية و اضحه لهدفك طوال الوقت،

 

الهدف هو سبب فعل ما تفعلة الان،

 

تذكر الهدف دائما،

 

شيء تسعي لانجازه،

 

لكي يعطيك الوقود اللازم لتخطي الصعوبات.

احتفظ بخطتك اليومية او دفتر ملاحظاتك بالقرب منك دائما،

 

سجل كل افكارك و ملاحظاتك و اي معلومات اخرى تقفز الى ذهنك في اي و قت،

 

و غالبا ما يحدث ذلك في اوقات انشغالك باعمال اخرى،

 

بدون ملاحظاتك غير المهمه التي تود مشاركه الاخرين بها في نهاية اليوم.

– حافظ على صحتك العقليه و البدنية،

 

لانها ضرورية للقيام بافضل انجاز،

 

نظم و قتك من اجل حياة افضل،

 

فهو يؤدي لصحة جيده و حياة منظمة،

 

فانت تحتاج لصحة جيده لكي تستمتع بانجازاتك كما ينبغي.

 

لا شيء اهم من صحتك،

 

فبقاؤك في حالة صحية جيده يعطيك طاقة و قدره على التحمل،

 

و يجعلك كذلك اكثر تفتحا و اقل توترا،

 

و ممارسه الرياضه تجعلك تفكر بشكل افضل.

ركز على الهدف في كل الاوقات،

 

اعرف هدفك،

 

كن مدركا لهدفك و عندها ستشعر بالانجاز عند اكمال كل مهمة،

 

تذكر ما تسعي الية بشكل و اضح في عقلك،

 

ستدرك عندها انه من الضروري العمل بجد لانجاز الاعمال.

728 views

دراسات عن ادارة الوقت