ويتميز ذلك النوع من الاتصال بوجود فرصه لاختيار عبارات الرساله و مراجعتها بتانى قبل ارسالها،
وبذلك تقل غموض الرساله او احتمالات سوء فهمها و الادارى الناجح يحتاج الى اتقان مهاره الاتصال الكتابي الناجح و هذا لان 30% من عملة تعتمد على اعمال كتابيه ككتابة الخطابات الرسمية و التقارير،
والمذكرات ,
والمحاضرات ،
والجلسات،
والتعامل مع البريد الالكترونى و الفاكس ،
وايا كان نوع هذا الاتصال ان يتوافر به عنصرين الوضوح لكل من الكاتب و القارئ القدرةعلي توصيل المعلمات المراد ارسالها.
وتعتبر التقارير القصيرة من اهم نوعيات الاتصال الكتابي و من متميزات التقارير الناجحة:
نظم التقرير باستعمال رؤوس الموضوعات.
ان يصبح التقرير مختصر و واضحا و مفهوما.
استعمال الرسومات اذا امكن ذلك.
اعاده كتابة التقرير من 2-3 مرات.
التقرير النهائى يجب ان تتوافر به : ( التاثير البصرى – تناسب الفقرات – الوضوح – السلاسه )
ثالثا: الاتصال الشفهي:
يقول دوسكو دروموند :” لو قدر على ان افقد جميع مواهبى و ملكاتى و كان لى اختيار فان احتفظ بواحده فقط فلن اتردد فان تكون هذي هي القدرةعلي التحدث ،
لاننى من خلالها ساستيطع ان استعيد البقيه بسرعه .
.
” و تعتبر الخطابه كاداه من ادوات الاتصال الشهفى فن مشافهه الجمهور للتاثير عليهم او استمالتهم ،
فالخطابه علم ذو قواعد و اصول و اساليب لابد من تعلمها بعدها التدريب عليها مع امتلاك المقدره النفسيه و الموهبه الالهيه المعززه له فهي ترتكز على امرين اساسيين هما: العلم و الموهبة،
وهي تحتاج الى تمرس لانها توجة الى الطرف الاخر مباشره و الاصل بها الارتجال مع سبق الاعداد و من صفات الخطيب الجيد الذي يجيد الالتزام بالقواعد السته الاتية:
انهم يعرفون متي يتحدثون و متي يتوقفون.
يستخدمون عده حاجات تهم الاخرين.
يستخدمون اللغه اليومية السهلة.
يتحدثون دون تفاخر.
يشيرون اشارات طبيعية.
يحافظون على التواصل بالعين
وعلي مستعمل مهاره الاتصال الشفوى ان يمتلك القدره على :
التحدث بوضوح و اختصار.
القدره على قراءه الاشارات غير اللفظيه التي تشوش الاخرين و يعبر عنها المستمع بتعبيرات جسدية.
تجنب العبارات الغامضه و فهذا الصدد نورد امثلة:
عبارات يجب نسيانها
يتحتم على ساحاول انجازها يوما و لكن (تنفى ما قبلها).
مخاطرة.
مشكلة
صعب للنهاية
قلق،
مهموم
لماذا المعوقة
اشعار بالعجز
هذا ما انا عليه بالضبط
احتاج منك ان تعمل
انت (الملا)
انا لن اتغير
عبارات يجب تذكرها
اريد ان..
اختار ان..
سوف انجزها ان شاء الله
اليوم،
الان
و فرصة
تحد،
فرصة
يمثل تحديا
مهتم
اعنى على الفهم
احتاج مساعدتك
امكاناتى للتحسن هي…
اريد ان….
انا (بامانه و مسؤولية)
سوف اتحسن
عبارات لها اهمية بالغة
العبارات الست الاكثر اهمية
اننى اقدرك شخصيا و اقدر لك جهودك
العبارات الخمس الاكثر اهمية
اننى فالحقيقة فخور بك
العبارات الاربع الاكثر اهمية
ما هي و جهه نظرك
العبارات الثلاث الاكثر اهمية
من فضلك افعل
العبارات الاثنتان الاكثر اهمية
شكرا لك
الكلمه الاكثر اهمية
نحن
اقل العبارات اهمية
انا
لا تكرر نفسك مره اثناء تكرار ما تقول بهدف توصيل الرسائل التي لم تصل الى المتلقى .
تحدث عن فكرة واحده فكل جمله حتي تعطى فرصه للمستمع ان يلتقط كلماتك فذاكرته،
واصمت قليلا خلال الحديث حتي تعطى لنفسك الفرصه فالتفكير و ملاحظه ردود الافعال تجاة حديثك.
6- استعمل و سائل ازاله التشويش عن المستمع ك:
لا تبدا فالفكرة الحديثة قبل الانتهاء من الاولى.
اصمت بين الحين و الاخر.
اختصر جملك فالمحادثة.
تخيل فكرتك كانها قيد # قبل ان تتحدث.
تخيل كلماتك على شاشه فعقلك قبل ان تنطبق بها.
ضع المعلومات الهامه فبداية و نهاية الجمل.
كن بطيئا فمحادثتك لتسمح لنفسك بالتفكير خلال ذلك
هذا بالنسبة للاتصال المباشر الغير معد له اما النوع الثاني مره الاتصال الشفهي فهي الخطبة ،
وهي الاتصال الذي سبقة اعداد و مسبق و ربما ذكرنا بعضا من مهارات الخطابه فمعرض حديثنا السابق.
رابعا : الاتصال باسلوب العرض التقديمي.
يري بعض الاخصائيين فعلم النفس و علم الاجتماع ان عملية القيام بالعروض التقديميه تعتبر من الحاجات المخيفه بالنسبة للافراد و الاداريين و بالرغم من هذا الا انها اسلوب و واجب و ظيفى مهم يحتاج الية الادراى الناجح و لاتقان هذا عليه ان :
يقدم عرضة بشكل مثير.
يصبح عرضا معلوماتي.
يتحدث بكيفية اكثر اقناع.
يستخدم الوقت بفاعلية.
وهذه بعض المقترحات لتقديم العروض بكيفية ناجحه .
كن هادئا و رحب بالحاضرين قبل بداية العرض.
قدم لهم نفسك بثقه و اقتدار و وضح لهم كيفية فالعرض.
وضح لهم كيفية عرض الاسئلة.
احرص على تنفيذ خطة العرض خطوه بخطوه .
ابدا العرض بتقديم نقطه مثيره تشد الانتباه.
سل اسئله طنانه من حين لاخر.
عند تقديم اسئله للحاضرين ركز على الذين يبدروة ايجابية و اضحه تجاة مقال العرض.
تستطيع ان تتجنب الاشخاص العداونيون من اثناء :
ان لا تكون دفاعيا لا تندمج معه فجدال لفظى قدم حقائق لا اراء عرض اراء ثانية بديلة.
اجعل عرضك قصيرا و مركزا على النقاط الرئيسية.
لا تقرا ما ده العرض كلمه بكلمه بل دع الحاضرين يفعلون ذلك.
وقم انت بدور الربط بين الشرائح.
احتفظ بالتواصل البصرى مع الجمهور انظر الى جميع فرد منهم من 3-5 ثوان.
لا تعط ظهرك للحاضرين.
احتفظ بانتباة الاخرين من اثناء التنوع فسرعه العرض.
التنوع فاسلوبالعمل تغيير نغمه الصوت استعمال التعبيرات الجسديه و الايماءات .
تحرك على قاعه العرض و اقترب كلما امكن هذا من الحاضرين
ويمكن تلخيص انماط الاتصال الفعال كالتالي:
الاتصال الشخصى ( الفردى ،
وهو الاتصال الذي يتم بين شخصين او فردين و هو اكثر نوعيات الاتصال شيوعا و هو نوعان :
مباشر: و يتم مواجهه حيث ان المرسل و المستقبل ،
يكونان فالمكان نفسة و الاتصال يتم و جها لوجة ،
حيث يحصل المرسل على رد فعل مباشر من المستقبل و ممكن ان يكون مستقبلا و يعود و يكون مرسلا.
ب-غير مباشر: و يتم عن طريق الهاتف او المراسله او التخاطب بالحاسوب و به تكون التغذيه الراجعه متاخره او تكاد تكون معدومة.
الاتصال الجماعي: هو اتصال يتم ما بين شخص و عدد من الاشخاص المتواجدين فالمكان نفسة و هم متعارفون فيما بينهم.
الاتصال الجماهيرى : و هو اتصال يتم ما بين شخص،
واعداد كبار ربما تصل الى المئات او الالوف،
ويصبح المرسل معروف بالنسبة للمستقبلين و لكن المرسل لا يعرف المستقبلين و لا يكونون فنفس المكان كما يحدث فو سائل الاعلام: كالتلفاز او المذياع و الصحافة.
وبذلك ممكن تلخيص قنوات الاتصال كالتالي:
الوسائل المكتوبة: كالكتب بانواعها و تخصصاتها المختلفة و وسائل الاعلام المقروءة.
الوسائل الشفويه المباشرة: اي الكلام و الحديث المباشر بين المرسل و المستقبل كالمحاضرة
الاتصال الادارى الفعال
الاتصال الفعال فالعلاقات الاسرية
الوسائل الالكترونية: تشتمل على المحطات الطرفيه للحواسب و الفاكسميلى و البريد الالكتروني.
والفيديوتكس و الانترنت
معوقات الاتصال الناجح:
تتاثر عملية الاتصال بعاملين هما: العامل الفيزيائي،
والعامل النفسي،
ومن الامثله على العامل الفيزيائي: الحرارة،
والبرودة،
والصوت،
والاضاءه و هذي ممكن التغلب عليها اما العوامل النفسيه الخارجية.
المعتقدات: اي ان يشعر المستقبل بان الحقائق و المفاهيم ذات دلالات يصعب عليه فهمها،
او يشعر بان المدلولات خاطئة لديه.
عدم الاهتمام: ان يصبح المستقبل غير مهتم بالرساله او تكون اهداف الرساله غير و اضحة.
احلام اليقظة: اي ان يصبح المستقبل فخلال نقل الرساله يفكر فحاجات ليس لها علاقه بالرسالة.
الالتباس: ربما يقع المستقبل فالتباس بين المفاهيم و المصطلحات الجديدة التي تقدم له و المصطلحات القديمة الشبيهه لها.
عدم الراحة: اي ان المستقبل غير مرتاح فجلستة او العوامل البيئيه الثانية غير مريحه بالنسبة له.
صعوبه المادة المقدمه و عدم ارتباطها باحتياجات المستقبل اليومية.
اختيار قناة الاتصال او الوسيله الغير مناسبه لتوصيل الرسالة.
التشويش الميكانيكى او الالي،
والتشويش الدلالى الناتج عن سوء الفهم من قبل المستقبل
وعلي الادارى الناجح ان يعمل على التقليل من تلك المعوقات:
عدم التالف مع التكنولوجيا كعدم المعرفه بعمليات نقل الرساله كالبريد الالكترونى او الفاكسميلى .
.
الخ.
الافكار المسبقة: كان يتجنب الادارى الاستماع الى الطرف الاخر و يقطع عليه جديدة معتمدا على معلومات مسبقه عن المقال لدية و محتمل ان تكون خاطئة.
العاطفة: كان يصبح احدي الطرفين متاجج فعواطفة و انفعالاتة كان يصبح غاضبا او قلقا او مجهدا نفسيا.
تقويم الراسل..
يحدث هذا عندما يركز الادارى على تكون راى معين عن الطرف الاخر مما يعيق قدرتة عن الحياد تجاة تفسير الرسالة
الاضطرابات: و تاتى عندما يركز احد الطرفين جهدة الواعى على تنقيه العوامل التي ربما تشوة الرساله المستقبله مما يزيد من اضطرابه.
دلاله الالفاظ: كتعدد المعاني فمدلولات العبارات او استعمال مصطلحات اجنبية بلغه غير مفهومه للطرف الاخر.
عدم الاتساق بين الاتصال اللفظى و غير اللفظي: و هذا باستعمال اشارات او ايماءات غير لفظيه التي ربما تعطى رساله مزدوجة.
اذا ممكن تلخيص معوقات الاتصال الناجح بالخلل المتواجد فعناصر عملية الاتصال مجتمعه اواحداها دون الاخر كعنصر الرساله اذ ربما تكون غير مكتمله او غامضه او مشوشه،
ايضا محسنات الرساله فاذا ما زادت عن الحد المطلوب تحولت الى مصدر تشويش سوء اختيار قناة التوصيل،
الاخفاق فعملية استلام الرساله من المستقبل،
اساءه فهم الرساله مما يعني انها تصل قاصره او مثبورة.
- مميزات الاتصال الكتابي
- مزايا الاتصال الكتابي
- عيوب الاتصال الكتابي
- عيوب الاتصال المكتوب
- الاتصال الكتابي
- بحث عن الاتصال الكتابي
- وسائل الاتصال الشفهي و الكتابي
- اهميه التواصل الكتابي
- اهميه الاتصال المكتوب بالشركات
- الاتصال المكتوب
