ادارة الوقت
المقدمة /
اللهم علمنا ما ينفعنا وانفعنا بما علمتنا و ارزقنا الاخلاص واجمعنا سويا مع الحبيب المصطفى
صلى الله عيه وسلم فى الفردوس الاعلىامين
واتقدم بهذا البحث عن علوم تطوير الذات وااخترت ادارة الوقت منها لقيمة الوقت عندنا كمسلمين
وفى نفس الوقت اهداره عندنا فى وقت نحن فى امس الحاجة اليه
والله الموفق
ادارة الوقت
الوقت هو العمر الذي يمر من بين ايدينا، وينسحب بسرعة منا ونحن لا ندري ان
مروره يعني مرور اعمارنا وحياتنا، وما حياتنا الا لحظات وثوان تكونت معا، وضياعها يعني ضياع
حياتنا نفسها.
والوقت من منظور اخر هو المادة الخام التي نطوعها كما نشاء من اجل ان نفعل
ما نريد من اعمال ونحقق ما نريد من اهداف، ونصل لما نريد من غايات، الوقت
هو السبيل لكل هذا، ومن هنا فلابد ان نعرف كيف نستغله افضل استغلال ممكن وكيف
نجعل منه المادة الخام الفعالة والمؤثرة من اجل حياة ناجحة نحقق فيها ما نريد.
واكبر معين لنا على معرفة القيمة العظيمة التي لا تساويها قيمة للوقت ان نتذكر حديث
الرسول الكريم صلى الله عليه وسلم: لن تزولا قدما عبد يوم القيامة حتى يسال عن
اربع: عن عمره فيما افناه وعن شبابه فيما ابلاه وعن ماله فيما اكتسبه وكيف انفقه،
وعن علمه ماذا عمل به.
§ لماذا ادارة الوقت ؟
1. لتنفيذ المهام و الاعمال الهامة..ثم يتبقى لنا وقت للابداع و التخطيط للمستقبل و للراحة
و الاستجمام.
2. لتحديد الاولويات و انجاز اهم الاعمال في حياتنا.
3. للاستفادة من الوقت الضائع و استغلاله جيدا.
4. للتغلب على الاجهاد و الاحباط الذي يقلل من كفاءة العمل.
ان الحل في هذا كله.. هو ادارة صحيحة للوقت.
ان الادارة الصحيحة للوقت تضيف الى حياتك ساعات طوال اذا احسنت استغلال الاوقات الضائعة .
فاضافة 15 دقيقة كل يوم تعنى اضافة 13 يوم عمل كل عام , اضافة 30
دقيقة كل يوم تعنى انك تضيف 26 يوم عمل كل عام , ان هذا يعادل
شهرا جديدا كل عام .
فوائد الادارة الجيدة للوقت
1. انجاز اهدافك واحلامك الشخصية.
2. التخفيف من الضغوط سواء في العمل و ضغوط الحياة .
3. تحسين نوعية العمل.
4. تحسين نوعية الحياة غير العملية.
5. قضاء وقت اكبر مع العائلة او في الترفيه والراحة.
6. قضاء وقت اكبر في التطوير الذاتي.
7. تحقيق نتائج افضل في العمل.
8. زيادة سرعة انجاز العمل.
9. تقليل عدد الاخطاء الممكن ارتكابها.
10. تعزيز الراحة في العمل.
11. تحسين انتاجيتك بشكل عام.
12. زيادة الدخل.
تذكر ان
• الواجبات دائما اكثر من الاوقات .
• انت لا تملك اكثر من 24 ساعة يوميا او 168 ساعة اسبوعيا .
لماذا يضيع الناس اوقاتهم؟
1. لا يدركون اهمية الوقت .
2. ليس لهم اهداف او خطط واضحة .
3. يستمتعون بالعمل تحت ضغط .
4. سلوكيات ومعتقدات تؤدي الي ضياع الوقت .
5. عدم المعرفة بادوات و اساليب تنظيم الوقت .
سلوكيات و معتقدات تؤدي الي ضياع الوقت
1- لا يوجد لدي وقت للتنظيم
1. يحكى ان حطابا كان يجتهد في قطع شجرة في الغابة ولكن فاسه لم يكن
حادا اذ انه لم يشحذه من قبل، مر عليه شخص ما فراه على تلك الحالة،
وقال له: لماذا لا تشحذ فاسك؟ قال الحطاب وهو منهمك في عمله: الا ترى انني
مشغول في عملي؟!
2. من يقول بانه مشغول ولا وقت لديه لتنظيم وقته فهذا شانه كشان الحطاب في
القصة! ان شحذ الفاس سيساعده على قطع الشجرة بسرعة وسيساعده ايضا على بذل مجهود اقل
في قطع الشجرة وكذلك سيتيح له الانتقال لشجرة اخرى، وكذلك تنظيم الوقت، يساعدك على اتمام
اعمالك بشكل اسرع وبمجهود اقل وسيتيح لك اغتنام فرص لم تكن تخطر على بالك لانك
مشغول بعملك.
3. وهذه معادلة بسيطة، اننا علينا ان نجهز الارض قبل زراعتها، ونجهز ادواتنا قبل الشروع
في عمل ما وكذلك الوقت، علينا ان نخطط لكيفية قضائه في ساعات اليوم.
2- المشاريع الكبيرة فقط تحتاج للتنظيم
1. في احصائيات كثيرة نجد ان امور صغيرة تهدر الساعات سنوية، فلو قلنا مثلا انك
تقضي 10 دقائق في طريقك من البيت والى العمل وكذلك من العمل الى البيت، اي
انك تقضي 20 دقيقة يوميا تتنقل بين البيت ومقر العمل، ولنفرض ان عدد ايام العمل
في الاسبوع 5 ايام اسبوعيا.
2. (الوقت المهدر) 5 ايام × 20 دقيقة = 100 دقيقة اسبوعيا / 100 دقيقة
اسبوعيا × 53 اسبوعا = 5300 دقيقة = 88 ساعة تقريبا.
3. لو قمت باستغلال هذه العشر دقائق يوميا في شيء مفيد لاستفدت من 88 ساعة
تظن انت انها وقت ضائع او مهدر، كيف تستغل هذه الدقائق العشر؟ بامكانك الاستماع لاشرطة
تعليمية، او حتى تنظم وقتك ذهنيا حسب اولوياتك المخطط لها من قبل، او تجعل هذا
الوقت موردا للافكار الابداعية المتجددة .
3- الاخرين لا يسمحون لي بتنظيم الوقت
1. من السهل القاء اللائمة على الاخرين او على الظروف، لكنك المسؤول الوحيد عن وقتك،
انت الذي تسمح للاخرين بان يجعلوك اداة لانهاء اعمالهم.
2. اعتذر للاخرين بلباقة وحزم، وابدا في تنظيم وقتك حسب اولوياتك وستجد النتيجة الباهرة.
3. وان لم تخطط لنفسك وترسم الاهداف لنفسك وتنظم وقتك فسيفعل الاخرون لك هذا من
اجل انهاء اعمالهم بك!! اي تصبح اداة بايديهم.
4- كتابة الاهداف والتخطيط مضيعة للوقت
1. افرض انك ذاهب لرحلة ما تستغرق اياما، ماذا ستفعل؟ الشيء الطبيعي ان تخطط لرحلتك
وتجهز ادواتك وملابسك وربما بعض الكتب وادوات الترفيه قبل موعد الرحلة بوقت كافي، والحياة رحلة
لكنها رحلة طويلة تحتاج منا الى تخطيط واعداد مستمرين لمواجهة العقبات وتحقيق الانجازات.
2. ولتعلم ان كل ساعة تقضيها في التخطيط توفر عليك ما بين الساعتين الى اربع
ساعات من وقت التنفيذ، فما رايك؟ تصور انك تخطط كل يوم لمدة ساعة والتوفير المحصل
من هذه الساعة يساوي ساعتين، اي انك تحل على 730 ساعة تستطيع استغلالها في امور
اخرى كالترفيه او الاهتمام بالعائلة او التطوير الذاتي.
5- لا احتاج لكتابة اهدافي او التخطيط على الورق، فانا اعرف ماذا علي ان اعمل.
لا توجد ذاكرة كاملة ابدا وبهذه القناعة ستنسى بكل تاكيد بعض التفاصيل الضرورية والاعمال المهمة
والمواعيد كذلك، عليك ان تدون افكارك واهدافك وتنظم وقتك على الورق او على حاسب المهم
ان تكتب، وبهذا ستكسب عدة امور:
* اولا: لن يكون هناك عذر اسمه نسيت! لا مجال للنسيان اذا كان كل شيء
مدون الا اذا نسيت المفكرة نفسها او الحاسب!!
* ثانيا: ستسهل على نفسك اداء المهمات وبتركيز اكبر لان عقلك ترك جميع ما عليه
ان يتذكره في ورقة او في الحاسب والان هو على استعداد لاني يركز على اداء
مهمة واحدة وبكل فعالية.
6- حياتي سلسلة من الازمات المتتالية، كيف انظم وقتي؟!
تنظيم الوقت يساعدك على التخفيف من هذه الازمات وفوق ذلك يساعدك على الاستعداد لها وتوقعها
فتخف بذلك الازمات وتنحصر في زاوية ضيقة، نحن لا نقول بان تنظيم الوقت سينهي جميع
الازمات، بل سيساعد على تقليصها بشكل كبير.
سلوكيات و معتقدات تؤدي الي توفير الوقت
1. تحديد الهدف .
2. التخطيط.
3. احتفظ دائما بقائمة المهام To-do List .
4. التحضير للغد .
5. استخدام ادوات تنظيم الوقت .
6. انشر ثقافة ادارة الوقت .
7. عدم الاحتفاظ بمهام معقدة ( تقسيم المهام الي مهام فرعية) .
8. لا تحتفظ بالمهام الثقيلة علي نفسك (انته منها فورا).
9. لا تكن مثاليا .
10. رتب اغراضك .
11. الاتصال الفعال ( التاكد من وصول الرسالة كما تعنيها).
12. لا تتاخر في الوصول لمكان العمل .
13. التحضير للمهام المتكررة Check List .
14. تجميع المهام المتشابهة .
15. ارتد ساعة (راقب الوقت في اي مهمة تقوم بها).
16. تاريخ المهام (حدد لنفسك تاريخا او زمنا للانتهاء من اي مهمة) .
17. المساومة في تحديد المواعيد .
18. لا تحتفظ بمهام ناقصة ( انته من كل مهمة بداتها) .
19. لا تهمل كلمة ” شكرا“ .
20. لا تقدم خدمات لا تجيدها .
21. تعلم القراءة السريعة .
22. استغلال وقت السيارة – الانتقال – السفر .
23. لا تحتفظ بمقاعد مريحة في مكتبك .
24. علق لافتة مشغول انهاء المهام المحتاجة للتركيز .
25. استخدم التليفون بفاعلية .
26. تنمية مهارات التفويض .
27. اعرف نفسك ودورات ادائك اليومي ذهنيا و بدنيا
تحليل
لقد قمت بعملية تحليل الوقت عن طريق كتابة نشاطك الذى نقوم به كل يوم ونكتب
ملاحظاتك عن كل نشاط كم من الوقت المستغرق فيه ؟ هل تعداه !
ثم نختبر كل نشاط بالاختبارات الاتية :
• اختبار الضرورة : هل هو ضروري ؟ كثير من الانشطة نقوم بها لمجرد اننانحبها
فقط لا انها ضرورية .
• اختبار الخصوصية : هل هى تخصني ؟ سوف تكتشف انك تقوم بمهام كثيرة ليس
من اختصاصك .
• اختبار الكفاءة : هل انا اؤدي العمل باكبر قدر من الكفاءة الممكنة ؟
لا تكن ساذجا عند وضع خطتك اجعل خطتك مكتوبة واجعلها فى متناول يدك .
قال عمر بن الخطاب حاسبوا انفسكم قبل ان تحاسبوا . وزنوا اعمالكم قبل ان توزن
عليكم )
لقد كنت واقعيا حين وضعت اهدافك فى حدود امكاناتك وقدراك وقسمتها الى اهداف .
1- خطة سنوية لاهداف العام كله .
2- خطة شهرية قسمت الاهداف على مدى 12 شهرا .
3- خطة اسبوعية قسمت اهداف الشهر على مدى 4 اسابيع .
انتبه : ان المهام المفتوحة لن تنتهى ابدا . لا بد من وجود موعد نهاية
لكل مهمة .
قاعدة 20 /80
ان 20 % فقط من النشاطات تحقق لك 80 % من الاهداف المنشودة . ولكن
احذر العمل يتمدد كى يملا الوقت المتاح لاستكماله .
بمعنى انك من الممكن ان تقضى شهرا كاملا فى انجاز عمل لا يحتاج لاكثر من
اسبوع .
ان الفوضى في مكان عملك من اكبر مضيعات الوقت . فبادر باتخاذ هذه الاجراءات فورا
:
– حافظ على تنظيم جيد للحجرة
– لا تضع على مكتبك الا ما ستحتاجه حالا
– تاكد من ترتيب الكتب والادوات بشكل منظم على المكتب
– سلة المهملات مهمة جدا: تخلص من كل شئ ليس له اهمية ولن تحتاجه بعد
اليوم.
ها قد وضعنا ارجلنا على اول طريق الاستفادة من الوقت
– المهم ان تبدا وتذكر ان:
لا شئ يغرى بالانتهاء قدر الابتداء فالعمل الذى لم يبدا بعد لا يحفزك لانهائه بينما
يدفعك العمل الغير المنجز الى محاولة انجازه
الجبن السويسرى
توجد فراغات في الجبن السويسرى ليسهل تقطيعها واكلها
– لذلك اذا قابلت مهمة كبيرة لا تنزعج وتعامل معها جيدا
وتذكر قم بتقسيم المهمة الكبيرة الى اجزاء صغيرة يسهل انجازها
-اضف الى يومك وقتا جديدا عن طريق استخدام الاوقات الضائعة مثل:
-اوقات المواصلات – اوقات الانتظار -الاوقات البينية (بين النشاطات)
مصحفك في جيبك كنز في قلبك (احفظ القران في نصف ساعة)
– اذا فرضنا انك تحفظ 5 ايات يوميا فانك تحفظ شهريا 150 اية، اذا تكون
حفظت اكثر من جزء من سورة البقرة في شهر (الجزء الاول ينتهي عند الاية 142)،
وبعد شهرين تكون حفظت 300اية اي انهيت سورة البقرة في شهرين (286اية) اي تحتاج حوالي
3 سنوات ونصف لكي تحفظ القران كاملا. ما رايك في ان نبدا حفظ كتاب الله
كاملا في المواصلات؟!
التسويف
– انه محبوب رغم انه قاتل فهو يجعل العمل يتراكم
– يخرج خطتك عن مسارها
– يحرمك من النجاح
التسويف
– هو ان تقوم بمهمة ذات اولوية منخفضة بدلا من ان تنجز مهمتك ذات الاولوية
العالية
– ان تتصفح كتابك او تنتقل بين موادك الدراسية بدلا من ان تذاكر موضوعا صعبا
للامتحان
– ان تشاهد التلفاز بينما كان عليك انجاز احدى اصعب نشاطاتك
– ان تتناول كوبا اخر من الشاي بينما كان عليك ان تعود فورا لعملك او
مذاكرتك
– اذا لماذا نسوف ؟
1- الكسل
2- الاعمال الغير محببة
3 – الخوف من المجهول (كل مهمة اذا لم تبدا تعتبر مجهولة)
4 – انتظار الابداع وساعة الصفاء
5- التردد
6- الاعمال الصعبة الكبيرة ( تذكر قطعة الجبن السويسرى)
كيف نقضي على التسويف؟
1- ضع وقتا للانتهاء من المهمة ، لا تتركه للذاكرة ، بل علقه على الحائط
امامك
2- خذ على نفسك عهدا الا تسوف ابدا
3- شجع نفسك واعطها مكافاة.
4- لا تتردد وابدا العمل الان
5- ابدا في العمل ولا تنتظر الايحاء فلربما لا ياتيك ابدا
– التخطيط السليم والتنظيم الجيد للوقت + التنفيذ السليم للخطة + تصرف ايجابي تجاه مضيعات
الوقت = ادارة ناجحة وفعالة للوقت
• صور من حرص السلف رضوان الله عليهم على وقتهم
(فتشبهوا ان تكونوا مثلهم ان التشبه بالرجال فلاح)
– هذا الامام ابو بكر الانبارى يدخل عليه الطبيب في مرض موته فينضر الى بوله
ويقول له “قد كنت شي~ا لا يفعله احد” ثم يخرج فيقول “ما يجئ منه شئ”
اى انه فقد الامل في شفائه ويعود اليه ويساله “ما الذى كنت تفعل” فيقول الامام
رحمه الله “كنت اعيد في كل اسبوع عشرة الاف ورقة” اي يقرا ويكتب ويحفظ عشرة
الاف ورقة اسبوعيا
-وهذه امراة الامام الزهري –شيخ الامام مالك صاحب المذهب المعروف – تشكو من تعلق
زوجها بالكتب فتقول و الله ان هذة الكتب اشد على من ثلاث ضرائر.
– وهذا العلامة ابن الجوزي يقول عن نفسه “و اني اخبر عن حالي ما اشبع
من مطالعة الكتب و اذا رايت كتابا لم اره فكاني وقعت على كنز فلو اني
قلت اني قد طالعت عشرين الف مجلد كان اكثر و انا بعد في طلب الكتب
“.
– وهذا عبد الرحمن تيمية يحكي عن جده فيقول ” كان الجد اذا دخل الخلاء
يقول لي : اقرا هذا الكتاب و ارفع صوتك حتى اسمع ” مخافة ان يضيع
الوقت الذي يدخل فيه الحمام دون استفادة .
– اما امام المفسرين على مر العصور ابن جرير الطبري فيحكى عنه انه مكث اربعين
عاما يكتب في كل يوم اربعين ورقة .
مظاهر فوضى الوقت :
1- الاشتغال بثانويات الامور او هوامشها عن اصولها وقلبها .
2- اعطاء العمل البسيط فوق ما يستحق من الجهد و الوقت .
3- تضييع الساعات الطوال بغير عمل بالمرة .
4- تراكم اكثر من عمل في وقت واحد بل في لحظة واحدة .
اسباب فوضى الوقت
1- الاسرة التي لا تراعي حرمة الوقت .
2- الصحبة السيئة .
3- عدم تقدير قيمة الوقت .
4- اهمال النفس من المحاسبة على الاعمال .
5- المعصية و اهمال النفس من التزكية .
6- الغفلة عن عواقب فوضى الوقت .
اثار فوضى الوقت
1- ضياع العمر بغير فائدة او بغير فائدة لا تذكر. ( حتى امضى يوما من
عمره في غير حق قضاه او فرض اداه ، او مجد اثله او حمد حصله
او خير اسسه او علم اقتبسه فقد عق يومه و ظلم نفسه ).
2- القلق والاضطراب النفس لان الفوضوي في وقته ينس قلبه من التطهير فيقع في المعاصي
و الذنوب نتيجة لفراغه فيكون في ذلك موت القلب (- نفسك ان لم تشغلها في
الحق شغلتك بالباطل ).
3- الذل والهوان في الدنيا و الحسرة و الندامة يوم القيامة لانه يلقى ربه وتضيع
عمره فيما لا يفيد فيتحسر يم لا ينفع الحسرة و يتمنى العودة الى الدنيا و
الاصلاح ، وقال تعالى
“ان تقول نفس يا حسرتى على ما فرطت في جنب الله وان كنت لمن الساخرين”
و قوله تعالى
” حتى اذا جاء احدهم الموت قال رب ارجعون”
ماذا عن العلاج
1- اليقين بان الوقت هو راس المال على ظهر هذة الارض
فاما ان تكسب في هذا القدر من راس المال بانفاقه في السيئات وان تخسر راس
المال فقط باضافة الوقت فيما لا يفيد من المباحات و اما اشد الخسارة وهي ان
تخسر راس المال فيما يغضب الله عليك ، قال رسول الله –صلى الله عليه وسلم-
“نعمتان مغبون فيهما كثير من الناس الصحة والفراغ “.
2-دوام النظر في سير السلف .
3-الضراعة الى الله و الدعاء بالبركة فى الوقت .
4-التخلص من الصحبة السيئة و الارتماء في احضان الصحبة الصالحة .
5- تنظيم الاسرة للوقت مع شغله بالنافع المفيد
6- الاحتراز من المعاصى مع الاكثار من الطاعات
فان ذلك يكون سببا في بركة الوقت مصداقا لقوله صلى الله عليه وسلم (من سره
ان يبسط له في رزقه اوينسا له في اثره فليصل رحمه)
اساسيات ادارة الوقت:
اولا: تحليل الوقت.
ثانيا: تخطيط الوقت.
ثالثا: تنظيم الوقت.
رابعا: مرحلة التنفيذ.
خامسا: مرحلة المتابعة و المراقبة.
• تذكر دائما:
§ ان ادارة الوقت قضية ذاتية يجب ان تناسب ظروفك و طبيعتك.
§ ان تغيير العادات ياخذ وقتا طويلا و مجهودا كبيرا.
تحليل الوقت
§ ان اول خطوة في ادارتك لوقتك هي ان تحلل كيف تستخدم وقتك الان…
§ اذا لم تفهم كيف تصرف وقتك..فانك لن تتمكن من الاختيار من بين الطرق البديلة
لاستخدامه.
§ عليك ان تتعرف على نشاطاتك المختلفة, و الوقت الذي تقضيه في كل نشاط.
§ عليك ان تتعرف على اوقاتك الضائعة.
§ عليك ان تتعرف على مضيعات وقتك و اسبابها.
§ و اخيرا .. عليك ان تحدد اي الطرق افضل لاستخدام وقتك بكفاءة و فاعلية.
لتحليل وقتك بشكل فعال اتبع الخطوات التالية
اولا: جمع المعلومات:
و ذلك عن طريق استخدام جدول يومي للنشاطات لمدة اسبوع على الاقل للتعرف على نشاطاتك
اليومية.
لاستخدام هذا الجدول اتبع التعليمات التالية:
1. اختر اسبوعا نموذجيا (تجنب ايام العطلات و الايام غير العادية).
2. اكتب نشاطاتك على الاقل كل 30 دقيقة بالتفصيل و حاول ان تسجل الوقت المشتغرق
في كل نشاط.
3. اكتب ملاحظاتك على كل نشاط, هل استغرق اكثر من اللازم ؟ و لماذا ؟
و متى قوطعت فيه ؟ و ما هو سبب المقاطعة ؟
4. اكتب في اخر اليوم, هل كان هذا اليوم نموذجيا ام كان شاقا ام اقل
من الطبيعي ؟ و اكتب ملاحظاتك علي اليوم.
ثانيا: اختبار النشاطات
بعد ان تجمع المعلومات علي مدى اسبوع او اسبوعين يجب ان تختبر نشاطاتك كلها من
اوجه ثلاثة: الضرورة-الخصوصية-الكفاءة
o اختبار الضرورة:
§ اختبر كل مهمة للتاكد من انها ضرورية و ليست فقط لطيفة.
§ من الشائع ان نقوم بعمل كثير من النشاطات لمجرد اننا نحبها و نستمتع بها.
§ سوف يساعدك هذا الاختبار على اختصار مهمتك حتى حدود الضرورة
o اختبار الخصوصية:
§ عند تحديد مهامك الضرورية فان مهمتك التالية ان تحدد من الذي سيقوم بها ؟!
بمعنى هل هي تخصك ؟
§ سوف تكتشف انك تقوم بمهام كثيرة ليست من اختصاصك؟
o اختبار الكفاءة:
§ بمجرد التاكد انك تقوم بمهمة ضرورية من اختصاصك اسال نفسك, هل هناك طريقة افضل
لاداء هذه المهمة؟!
تذكر:
هناك ثلاث طرق لاستخدام افضل للوقت:
1. توقف عن اي مهمة غير ضرورية.
2. ابحث عن احد غيرك للقيام ببعض مهامك.
3. قم بالمهمة باكبر كفاءة ممكنة.
وبالاستعانة بكتاب كيف تنجز اكثر في وقت اقل ل(روبرت بودش) الذي ترجمته الاستاذة منال مصطفى
محمد نقدم لكم – اعزاءنا القراء- موضوعا مهما حول الاستفادة القصوى من الوقت، وكيفية التخطيط
له، والقضاء على عادة التاجيل، ورفع معدل انتاجيتك في العمل..
في البداية نقدم لكم مجموعة من الخطوات العامة التي تساعدك على التعامل مع الوقت بشكل
عام، ثم نتطرق لخطوات تفصيلية من اجل الانجاز الاكبر في اقل وقت ممكن..
الخطوة الاولى: حدد رسالتك وارتبط بها
اكثر ما يعينك على تذكر قيمة الوقت واهميته هو ان تحدد رسالتك في الحياة وتضعها
امام عينيك باستمرار، وتتحرك من اجل ان تحققها، والوقت هو المدى الذي تتحرك فيه من
اجل تحقيق الاهداف التي تضعها لحياتك او الرسالة التي تعيش من اجلها…وانت في الواقع لا
تبتكر الرسالة التي تتبناها؛ فقط تحس بوجودها، وتكرس حياتك من اجلها، فهي موجودة بداخلك، وترتبط
بامكانياتك ومواهبك ودراستك وكل ما تعلمته في الحياة وذكرياتك الماضية.
وكتابة رسالتك هي التي تساعدك على تذكرها كل يوم، والداب من اجلها، وقد اجريت دراسة
في امريكا من قبل على الناجحين وجدوا ان ما يقرب من 80% من الناجحين كانوا
قد كتبوا اهدافهم ورسالتهم في الحياة بوضوح على ورق. ولكن من المهم ان نسال هنا:
كيف تقوم بتحديد رسالتك؟
رسالتك او هدفك في الحياة يمكن ان تستشف معالمها من خلال النقاط التالية:
– ما هي اهم الاشياء في حياتك؟
– ما هي اهدافك بعيدة المدى التي يجب ان تكافح من اجلها؟
– ما هي اكبر قيمة في حياتك؟
الخطوة الثانية: وازن بين ادوارك
فكل منا يلعب اكثر من دور في الحياة، وهي تتشابك معا، اذ ان هذه الادوار
تكون في المنزل والعمل والمجتمع، ولكل دور مسئولياته، وعليك ان توازن بحيث لا يطغي اي
منها على الاخر فلكل وقته وطريقة ادائه التي قد تختلف عن غيره ولكنها تتكامل وتتداخل
مع غيرها من الادوار الاخرى.
الخطوة الثالثة: حدد اهدافك
ويحدد علماء الادارة والتخطيط صفات معينة للهدف الذي تضعه لحياتك منها:
– ان يكون الهدف واضحا غير مبهم او زائفا.
– ان يقاس او يسهل قياسه ويمكن ان تحدده بشكل واقعي.
– ان يكون تحديا يمكن تحقيقه وليس مستحيلا.
– ان يرتبط ببرنامج زمني محدد في وقت محدد.
• ان يرتبط الهدف بموضوع واحد.
• ان يرتبط الهدف بنتيجة وليس بنشاط وقتي.
• ان يكون الهدف مشروعا.
الخطوة الرابعة: ضع خطة اسبوعية او شهرية
من خلال ترتيب اولوياتك وفق اهميتها، وما يساعدك على هذا الهدف الذي وضعته لنفسك في
الحياة. ويفضل الكثيرون من علماء التخطيط والتنمية البشرية الخطة الاسبوعية لانها تعطي مدى مناسب للتحرك
من اجل الانجاز، فالخطة اليومية لا تكون محكمة بحيث توفر الوقت، اما الخطة الاسبوعية فتتيح
لك التعديل والتغيير والتحكم الكامل على مدار الايام السبعة التي يضمها الاسبوع، ويمكن ترحيل اعمال
يوم ما الى يوم اخر بمرونة وبساطة، وهي كخطة عمل افضل من الشهرية لان الاخيرة
مداها كبير قد يسبب تراكمات الاعمال المراد اتمامها، مما يعني في النهاية العجز عن اتمام
المهام المطلوبة.
الخطوة الخامسة: واجه التحديات
– استعرض اعمال اليوم في نهاية اليوم، واسال نفسك عن الوقت الذي ضاع في اشياء
غير مهمة او يمكن تاجيلها ليوم اخر، وكيف اثر هذا على تنفيذ اهدافك.
ثم تاكد من انك كتبت اعمال الغد، بحيث تتلافى فيها الاخطاء التي وقعت فيها في
اليوم السابق.
والان نقدم لك خطة ونصائح تفصيلية تساعدك على انجاز مهامك في وقت اقل واكثر انجازا
في يومك:
بداية عليك ان تعرف انه لا يوجد وقت كافي لعمل كل شيء، تقبل هذه الحقيقة
ببساطه. لذا من الضروري التركيز على الاشياء الاكثر اهمية. واذا فعلت ذلك في كل من
عملك وحياتك الشخصية، فانك ستنجز اكثر بحسن ادارة الوقت.
التخطيط
جهز قائمة بالمهام التي يجب انجازها. ادرج بها كل الافكار التي ترد لذهنك. تكمن الفكرة
في ان تدون كل شيء على الورق.
– لا تتوقف لصياغة اسلوبك او للتفكير في احد النقاط، كل ما عليك هو الاستمرار
في كتابة القائمة حتى تكتمل.
رتب قائمتك تبعا للاهمية. واسهل طريقة للقيام بذلك هي تصنيف كل مادة الى ثلاثة اقسام
رئيسية:
ا عاجل ومهم. ب مهم وليس عاجلا. ج ليس مهما ولا عاجلا.
النقاط (ا) هي الاكثر اهمية لذلك تاخذ الاولوية القصوى دائما.
والنقاط (ب) تليها في الاهمية.
اما (ج) فلا تستحق تضييع الوقت بها.
واتخاذ الوقت اللازم لتحديد الاولويات سيساعدك على انجاز المهام واحدة تلو الاخرى، بدون التوقف لتحديد
اهمية الخطوات لانجاز المهمة.
توقف وفكر فيما تخطط له. كيف يمكن انجازه بشكل اكثر فاعلية ؟ استغرق دقائق معدودة
لتلخيص وبلورة وتبرير خططك، فالخلاصة البسيطة تغنيك عن ساعات من التردد.
ضع خطه مرنه لكل مشروع، وسجل الهدف المراد انجازه في قمة القائمة، ويمكن تقييم كل
مهمة الى خطوات لكل منها ميعاد نهائي لانجازها، والفكرة من الخطة المرنة هي ان تقسم
الخطوات باستمرار لخطوات اصغر، وفى كل سلسلة قم بتدريج الاعمال حسب الاهمية، تزودك الخطة المرنة
بحلول للمواقف الحرجة مما يؤدى مباشرة لانجاز مهمتك.
خطط لكل ساعة من عملك اليومي، وحدد اوقات لمهام جدولك اليومي، اعطى لكل مهمة الوقت
اللازم لانجازها، واستغل وقتك لمعالجة الامور ذات الاولوية، واذا انتهيت من المهمة مبكرا، ابدا مباشرة
في انجاز التالية.
– استغل الاوقات التي تكون فيها في ذروة طاقتك لانجاز المهام الاكثر الحاحا، وكلما اكثرت
من استعمال تقنية الوقت المحدد لكل مهمة، كلما اصبحت اكثر مهارة في تحديد الوقت المطلوب.
ركز حتى وان كنت مطالب بانجاز (101) مشروع، يجب ان تعمل على زيادة مجهودك. هناك
الكثير من الاغراءات التي تصرف انتباهك، الكثير من الاشياء الشيقة لتعملها والاماكن لتذهب اليها والناس
لتختلط بهم، فبامكانك قضاء وقتك بعدة طرق اخرى، لكن اذا اردت ان تنجز فما عليك
الا ان تركز على ما هو اكثر اهمية، هكذا ببساطه.
في نهاية اليوم اقض 10 دقائق للتحضير لعمل الغد، اكتب قائمة باولويات اليوم التالي مسبقا.
سيوفر لك هذا وقتا ثمينا في الصباح، يمكنك ان تدخل مباشرة في عملك بدون الحاجة
لعمل قوائم واختيارات.
اتباع هذه الاستراتيجية يضمن لك استغلال اليوم من اوله والعمل على انجاز اكثر المهام اولوية.
حدد باستمرار الوقت اللازم لانجاز كل مهمة. عندما تبدا في انجاز المهام، فانك تحتاج للعمل
بدون اي عوائق وعندها ستشعر بحدوث النتائج المطلوبة بشكل اسرع.
التنظيم
هيئ مكتبك لتقوم باداء عالي وكفء، الكثير من الضوء الطبيعي بقدر المستطاع، مساحة فارغة كافية
على المكتب، كرس مريح، واي شيء تحتاجه لاداء المهمة المطلوبة على اكمل وجه.
ضع كل شيء في مكانه في نهاية اليوم، افرغ مكتبك وارجع كل ملف او مستند
لمكانه المعهود، فبهذه الطريقة ستجد كل شيء في مكانه عندما تحتاجه في المرة القادمة.
تفادى تكديس الورق فوق مكتبك، احفظه لتعرف مكانه بالضبط، وقلل عدد مرات استخدامك لكل ورقة.
استفد من كل المصادر القيمة التي امامك، ويمكنك الاعتماد على حدسك الخاص للوصول الى ما
تحتاج، بدون تضييع الوقت في البحث ومن الافضل احيانا الاستعانة بالاخرين للبحث عن المعلومات مع
ملاحظة ان مصادر مثل الارشيف الحكومي والانترنت والدليل التجاري قد تكون ذا قيمة كبيرة كمصادر
للمعلومات بدون تضييع الوقت، استخرج هذه المصادر.
ابدا فورا
ابدا كل صباح على مكتب نظيف، وفى المساء قبل ان تنصرف تخلص من اي تراكم
للعمل، فان داومت على تنظيف مكتبك كعادة يومية ضمن عملك اليومي، ستقهر اي عقبه تؤدى
الى الفوضى وتمنعك من التفكير الواضح المبدع، ببساطه، لا يمكنك القيام باداء مميز اذا واجهت
كل من العمل الكتابي، ومجموعة من المهام التي يجب ان تنجز في وقت واحد.
قم بعمل ابغض المهام اولا، وذلك عند ما تواجه بقائمة من المهام الثقيلة، قم بالاكثر
بغضا واحدة تلو الاخرى، ستشعر بعد ذلك ان كل ما ياتي لاحقا سهل، وستشعر انك
لا تقهر باقي اليوم.
ابدا فورا، واتخذ شعار “قم بعملك الان”، وان لم تبدا فلن تنتهي، اذا انتظرت انتظام
بعض الامور، فقد تفقدها كلها. انجاز بعض الخطوات كل يوم يصل بك الى تحقيق هدفك.
لا تؤجل عملك. قم به الان.
كن دقيقا، طور دقة المواعيد الى عادة، وفي وقت قصير جدا ستنجز اكثر من غيرك
ب97%. الدقة في المواعيد ستجعلك تبدو ملتزما ويوفر لك الوقت والمال، ويجعلك كذلك تحترم وقت
الاخرين.
استفد من البداية المبكرة في الصباح، استيقظ ساعة مبكرا عن المعتاد واستغل هذه الساعة للقيام
بافضل اداء، جرب هذا لمدة شهر وستدهش لما يمكن ان تفعله هذه الساعة لك، انها
وسيلة سهلة لكسب فوائد مميزة.
ابدع افكارا منتجة
اذا توفر لديك وقت اضافي اعمل فيه على الخطوة الاكثر اهمية. لانها هي التي تعطيك
القيمة الاعلى او المردود الاكبر، اسال نفسك باستمرار”ما هو الاستثمار الامثل لوقتي، الان؟” وعندها قم
باكثر الاعمال انتاجية.
واصل التركيز على اي خطوة مهملة ذات اولوية، اعمل عليها باستمرار.
انجز المهام التي تعود عليك بقيمة مميزة.
– اعط المهام السهلة الباقية لمن يؤديها ان امكن، وهذه وسيلة فعالة جدا لرفع معدل
الانتاج فلن تستطيع وحدك ان تقوم بكل العمل، فالتعاون والاشتراك في العمل مثمر للغاية، فقم
بالمهام الرئيسية التي ستنجزها انت فقط بافضل ما يمكن. مهما كانت مهارتك وتجربتك وخبرتك عليك
استغلالها عمليا، بما تحتاجه المهمة، استثمر وقتك وخبرتك بحكمة، دقق في كل مهمة وقرر اي
من الامكانات المتاحة اكثر فاعلية لانجازها.
حول وقتك لافعال منتجة، حدد الوقت الذي تكون فيه اكثر انتاجية، استجمع كل قوتك، ثم
قم بالعمل.
– استخدم الاوقات الاقل في معدلات الانتاج للرد على المكالمات الهاتفية او ارسال الفاكسات او
للاجتماعات وادارة المناقشات.
لا يمكن لاحد ان يحافظ على معدل انتاج مرتفع طوال اليوم، يكمن السر في ان
تعرف اكثر اوقاتك نشاطا، وتقوم فيها بما هو اكثر اهمية من متطلبات العمل.
– قم بالاعمال بين الاوقات بمعنى ان تستغل وقت الانتظار في المواصلات بان تقرا في
كتاب، او مصحف، او تذكر الله، او تعيد ترتيب حسابات يومك، فهناك من يمكنه استغلال
الوقت الذي يمضي في المواصلات لمدة سنوات للحصول علي دبلومة دراسات عليا.
طور اداءك في العمل. لا تؤجل عمل اليوم الى الغد. ابدا في العمل فورا وستنجز
خلال عشر سنوات ما ينجزه الاخرون طوال حياتهم.
– قم بعملك الان وستشعر باحساس الانجاز الرائع، كيفية استثمارك لوقتك تحدد نوعية حياتك التي
تصنعها.
قم بزيادة انجازك بالانتقال فورا للمهمة التالية، كلما انجزت مهمة تلو الاخرى، كلما تضاعفت احتمالية
زيادة انتاجك، فالنجاح يولد نجاح، كل مهمة تنتهي بنجاح تزيد من حماسك وتعزز من ثقتك
لانجاز المزيد، كل انجاز ناجح يعزز من قدرتك على مواجهة التحدي التالي، قم بعمل كل
خطوة على حده ثم انتقل للتالية فورا.
حول انشطتك اليومية الاساسية الى عادة قوية، فالعادة هي شيء تقوم به تلقائيا، بدون تحكم
العقل الواعي، كل واحد منا لديه مهام بغيضة او مقيتة، ومع ذلك مهمة، بمجرد ان
تصبح عادة، سيسهل تحملها. وليس عليك حينها ان تتوقف وتفكر بها.
وسائل وتقنيات وخطوات فاعلة
ابتعد عن المقاطعات الشخصية، عندما تؤدى عملك، فان اخر ما تحتاجه هي التدخلات غير الضرورية.
يحدث اكبر انجاز عند ازدياد حماسك واندماجك بالعمل كلما اقتربت نحو النتيجة الناجحة. يمكن ان
تعيق المقاطعات نجاحك، لذا لا تدعها تحدث، استخدم وسائل عدم الازعاج مثل علامات على الباب
او البريد الصوتي، وان كنت مضطرا ابحث عن مكان بعيد للعمل حيث لا يجدك الاخرون،
او غير اوقاتك لتكون في قمة نشاطك حيث لا يكون وقت الذروة عند الاخرين.
تعلم ان تتجاهل المهام التي لا تؤدى لنتائج. فما اسهل ان تشغل نفسك بعمل اقل
اهمية، ان كانت الخطوة غير هامة اليوم، فلا تضيع وقتك بها، كلما ابتعدت عن المهام
الاقل انتاجا، كلما كنت منتجا.
سجل افكارك على مسجل، او استعمل برامج الصوت في الكمبيوتر، ثم حرر الكلمات الى صيغة
ملائمة، فهذه طريقة سهلة للتعبير عن افكارك، بدون عناء محاولة الكتابة المنمقة. الكتابة لكثير من
الناس عمل مضجر، ولكن التحدث اسهل طالما انه ليس امام جمهور، وغالبا تكون الكتابة اكثر
فاعلية اذا كانت بغرض الاتصال بين شخصين.
ضع مواعيد نهائية يومية. سواء قبلتها ام لا، فالمواعيد النهائية تزيد من معدل الانتاج، كلما
اقتربنا من الموعد النهائي لاتمام العمل، كلما بذلنا ما في وسعنا لانهائه، ضع سلسلة من
المواعيد النهائية شهريا واسبوعيا ويوميا، فكلما اقترب الموعد النهائي كلما بدا العمل الحقيقي. تعمل المواعيد
النهائية كقوة دفع هامة لزيادة انتاجك كلما التزمت بها.
جمع عدد من المهام المتشابهة الصغيرة وقم بها في نفس الوقت، رد على كل المكالمات
الهاتفية التي تتعلق بموضوع واحد في اليوم ويفضل القيام بذلك بعد الانتهاء من جدول الاعمال
اليومي. اتمام عدد من المهام الصغيرة يكون اسهل في وسط زحام العمل. حيث يساعدك دعم
جهودك على الاستفادة القصوى من وقتك. جمع المهام الصغيرة معا مثل الاعمال المصرفية والبريد والتسليم
والتسلم او تجديد قاعدة البيانات والرد على البريد الالكتروني، عندما تجبر على الانتقال من نشاط
لاخر والعودة مرة اخرى، فانك تستهلك الوقت في محاولة اعادة التركيز والاندماج.
تحدى نفسك، حاول دائما ان تتفوق على نفسك، ركز تفكيرك لايجاد وسيلة اكثر كفاءة لاداء
نفس المهمة المكلف بها، وبتحويلها للعبة، فانك تحول حتى اكثر المهام بساطه لاثارة ومرح، فلتكن
منجزا وكافئ نفسك بالمدح الجميل، واعلم ان الحياة في كثير من الامور، لعبة ذكاء، احيانا
نقوم مع انفسنا ببعض الخدع والالعاب الصغيرة التي يمكن ان تحفز مستويات جديدة من الانتاج
والانجاز، تشجيع نفسك بكلمات ايجابية قليلة كتحية لانجازك يساعدك على انجاز المزيد ويحمسك لمزيد من
العمل والنشاط.
كن رقيبا على نفسك، واسهل وسيلة لتطوير الحافز الذاتي هي ان تحتفظ برؤية واضحة لهدفك
طوال الوقت، الهدف هو سبب فعل ما تفعله الان، تذكر الهدف دائما، شيء تسعى لانجازه،
لكي يعطيك الوقود اللازم لتخطى الصعوبات.
احتفظ بخطتك اليومية او دفتر ملاحظاتك بالقرب منك دائما، سجل كل افكارك وملاحظاتك واي معلومات
اخرى تقفز الى ذهنك في اي وقت، وغالبا ما يحدث ذلك في اوقات انشغالك باعمال
اخرى، بدون ملاحظاتك غير المهمة التي تود مشاركة الاخرين بها في نهاية اليوم.
– حافظ على صحتك العقلية والبدنية، لانها ضرورية للقيام بافضل انجاز، نظم وقتك من اجل
حياة افضل، فهو يؤدى لصحة جيدة وحياة منظمة، فانت تحتاج لصحة جيدة لكي تستمتع بانجازاتك
كما ينبغي. لا شيء اهم من صحتك، فبقاؤك في حالة صحية جيدة يعطيك طاقة وقدرة
على التحمل، ويجعلك كذلك اكثر تفتحا واقل توترا، وممارسة الرياضة تجعلك تفكر بشكل افضل.
ركز على الهدف في جميع الاوقات، اعرف هدفك، كن مدركا لهدفك وعندها ستشعر بالانجاز عند
اكمال كل مهمة، تذكر ما تسعى اليه بشكل واضح في عقلك، ستدرك عندها انه من
الضروري العمل بجد لانجاز الاعمال.
