ويتميز هذا النوع من الاتصال بوجود فرصة لاختيار كلمات الرسالة ومراجعتها بتاني قبل ارسالها، وبذلك
تقل غموض الرسالة او احتمالات سوء فهمها والاداري الناجح يحتاج الى اتقان مهارة الاتصال الكتابي
الناجح وذلك لان 30% من عمله تعتمد على اعمال كتابية مثل كتابة الخطابات الرسمية والتقارير،
والمذكرات , والمحاضرات ، والجلسات، والتعامل مع البريد الالكتروني والفاكس ،وايا كان نوع ذلك الاتصال
ان يتوافر فيه عنصرين الوضوح لكل من الكاتب والقارئ القدرةعلى توصيل المعلمات المراد ارسالها.
وتعتبر التقارير القصيرة من اهم انواع الاتصال الكتابي ومن مميزات التقارير الناجحة:
نظم التقرير باستخدام رؤوس الموضوعات.
ان يكون التقرير مختصر وواضحا ومفهوما.
استخدام الرسومات اذا امكن ذلك.
اعادة كتابة التقرير من 2-3 مرات.
التقرير النهائي يجب ان تتوافر فيه : ( التاثير البصري – تناسب الفقرات – الوضوح
– السلاسة )
ثالثا: الاتصال الشفهي:
يقول دوسكو دروموند :” لو قدر على ان افقد كل مواهبي وملكاتي وكان لي اختيار
في ان احتفظ بواحدة فقط فلن اتردد في ان تكون هذه هي القدرةعلى التحدث ،
لانني من خلالها ساستيطع ان استعيد البقية بسرعة .. ” وتعتبر الخطابة كاداة من ادوات
الاتصال الشهفي فن مشافهة الجمهور للتاثير عليهم او استمالتهم ،فالخطابة علم ذو قواعد واصول واساليب
لابد من تعلمها ثم التدريب عليها مع امتلاك المقدرة النفسية والموهبة الالهية المعززة له فهي
ترتكز على امرين اساسيين هما: العلم والموهبة، وهي تحتاج الى تمرس لانها توجه الى الطرف
الاخر مباشرة والاصل فيها الارتجال مع سبق الاعداد ومن صفات الخطيب الجيد الذي يجيد الالتزام
بالقواعد الستة التالية:
انهم يعرفون متى يتحدثون ومتى يتوقفون.
يستخدمون عدة اشياء تهم الاخرين.
يستخدمون اللغة اليومية السهلة.
يتحدثون دون تفاخر.
يشيرون اشارات طبيعية.
يحافظون على التواصل بالعين
وعلى مستخدم مهارة الاتصال الشفوي ان يمتلك القدرة على :
التحدث بوضوح واختصار.
القدرة على قراءة الاشارات غير اللفظية التي تشوش الاخرين ويعبر عنها المستمع بتعبيرات جسدية.
تجنب الكلمات الغامضة وفي هذا الصدد نورد امثلة:
كلمات يجب نسيانها
يتحتم على ساحاول انجازها يوما ولكن (تنفي ما قبلها).
مخاطرة.
مشكلة
صعب للنهاية
قلق، مهموم
لماذا المعوقة
اشعار بالعجز
هذا ما انا عليه بالضبط
احتاج منك ان تعمل
انت (الملا)
انا لن اتغير
كلمات يجب تذكرها
اريد ان.. اختار ان..
سوف انجزها ان شاء الله
اليوم، الان
و فرصة
تحد، فرصة
يمثل تحديا
مهتم
اعني على الفهم
احتاج مساعدتك
امكاناتي للتحسن هي…
اريد ان….
انا (بامانة ومسؤولية)
سوف اتحسن
كلمات لها اهمية بالغة
الكلمات الست الاكثر اهمية
انني اقدرك شخصيا واقدر لك جهودك
الكلمات الخمس الاكثر اهمية
انني في الحقيقة فخور بك
الكلمات الاربع الاكثر اهمية
ما هي وجهة نظرك
الكلمات الثلاث الاكثر اهمية
من فضلك افعل
الكلمات الاثنتان الاكثر اهمية
شكرا لك
الكلمة الاكثر اهمية
نحن
اقل الكلمات اهمية
انا
لا تكرر نفسك مرة خلال تكرار ما تقول بهدف توصيل الرسائل التي لم تصل الى
المتلقي .
تحدث عن فكرة واحدة في كل جملة حتى تعطي فرصة للمستمع ان يلتقط كلماتك في
ذاكرته، واصمت قليلا اثناء الحديث حتى تعطي لنفسك الفرصة في التفكير وملاحظة ردود الافعال تجاه
حديثك.
6- استخدم وسائل ازالة التشويش عن المستمع مثل :
لا تبدا في الفكرة الجديدة قبل الانتهاء من الاولى.
اصمت بين الحين والاخر.
اختصر جملك في المحادثة.
تخيل فكرتك كانها قيد # قبل ان تتحدث.
تخيل كلماتك على شاشة في عقلك قبل ان تنطبق بها.
ضع المعلومات الهامة في بداية ونهاية الجمل.
كن بطيئا في محادثتك لتسمح لنفسك بالتفكير اثناء ذلك
هذا بالنسبة للاتصال المباشر الغير معد له اما النوع الثاني مرة الاتصال الشفهي فهي الخطبة
، وهي الاتصال الذي سبقه اعداد ومسبق وقد ذكرنا بعضا من مهارات الخطابة في معرض
حديثنا السابق.
رابعا : الاتصال باسلوب العرض التقديمي.
يرى بعض الاخصائيين في علم النفس وعلم الاجتماع ان عملية القيام بالعروض التقديمية تعتبر من
الاشياء المخيفة بالنسبة للافراد والاداريين وبالرغم من ذلك الا انها اسلوب وواجب وظيفي مهم يحتاج
اليه الادراي الناجح ولاتقان ذلك عليه ان :
يقدم عرضه بشكل مثير.
يكون عرضا معلوماتي.
يتحدث بطريقة اكثر اقناع.
يستخدم الوقت بفاعلية.
وهذه بعض المقترحات لتقديم العروض بطريقة ناجحة .
كن هادئا ورحب بالحاضرين قبل بداية العرض.
قدم لهم نفسك بثقة واقتدار ووضح لهم طريقة في العرض.
وضح لهم طريقة عرض الاسئلة.
احرص على تنفيذ خطة العرض خطوة بخطوة .
ابدا العرض بتقديم نقطة مثيرة تشد الانتباه.
سل اسئلة طنانة من حين لاخر.
عند تقديم اسئلة للحاضرين ركز على الذين يبدروه ايجابيه واضحة تجاه موضوع العرض.
تستطيع ان تتجنب الاشخاص العداونيون من خلال :
ان لا تكون دفاعيا لا تندمج معه في جدال لفظي قدم حقائق لا اراء عرض
اراء اخرى بديلة.
اجعل عرضك قصيرا ومركزا على النقاط الرئيسية.
لا تقرا مادة العرض كلمة بكلمة بل دع الحاضرين يفعلون ذلك.
وقم انت بدور الربط بين الشرائح.
احتفظ بالتواصل البصري مع الجمهور انظر الى كل فرد منهم من 3-5 ثوان.
لا تعط ظهرك للحاضرين.
احتفظ بانتباه الاخرين من خلال التنوع في سرعة العرض.
التنوع في اسلوبالعمل تغيير نغمة الصوت استخدام التعبيرات الجسدية والايماءات .
تحرك على قاعة العرض واقترب كلما امكن ذلك من الحاضرين
ويمكن تلخيص انماط الاتصال الفعال كالتالي:
الاتصال الشخصي ( الفردي ، وهو الاتصال الذي يتم بين شخصين او فردين وهو اكثر
انواع الاتصال شيوعا وهو نوعان :
مباشر: ويتم مواجهة حيث ان المرسل والمستقبل ، يكونان في المكان نفسه والاتصال يتم وجها
لوجه ،حيث يحصل المرسل على رد فعل مباشر من المستقبل ويمكن ان يصبح مستقبلا ويعود
ويصبح مرسلا.
ب-غير مباشر: ويتم عن طريق الهاتف او المراسلة او التخاطب بالحاسوب وفيه تكون التغذية الراجعة
متاخرة او تكاد تكون معدومة.
الاتصال الجماعي: هو اتصال يتم ما بين شخص وعدد من الاشخاص المتواجدين في المكان نفسه
وهم متعارفون فيما بينهم.
الاتصال الجماهيري : وهو اتصال يتم ما بين شخص، واعداد كبيرة قد تصل الى المئات
او الالوف، ويكون المرسل معروف بالنسبة للمستقبلين ولكن المرسل لا يعرف المستقبلين ولا يكونون في
نفس المكان مثل ما يحدث في وسائل الاعلام: مثل التلفاز او المذياع والصحافة.
وبذلك يمكن تلخيص قنوات الاتصال كالتالي:
الوسائل المكتوبة: كالكتب بانواعها وتخصصاتها المختلفة ووسائل الاعلام المقروءة.
الوسائل الشفوية المباشرة: اي الكلام والحديث المباشر بين المرسل والمستقبل كالمحاضرة
الاتصال الاداري الفعال
الاتصال الفعال في العلاقات الاسرية
الوسائل الالكترونية: تشتمل على المحطات الطرفية للحواسب والفاكسميلي والبريد الالكتروني. والفيديوتكس والانترنت
معوقات الاتصال الناجح:
تتاثر عملية الاتصال بعاملين هما: العامل الفيزيائي، والعامل النفسي، ومن الامثلة على العامل الفيزيائي: الحرارة،
والبرودة، والصوت، والاضاءة وهذه يمكن التغلب عليها اما العوامل النفسية الخارجية.
المعتقدات: اي ان يشعر المستقبل بان الحقائق والمفاهيم ذات دلالات يصعب عليه فهمها، او يشعر
بان المدلولات خاطئة لديه.
عدم الاهتمام: ان يكون المستقبل غير مهتم بالرسالة او تكون اهداف الرسالة غير واضحة.
احلام اليقظة: اي ان يكون المستقبل في اثناء نقل الرسالة يفكر في اشياء ليس لها
علاقة بالرسالة.
الالتباس: قد يقع المستقبل في التباس بين المفاهيم والمصطلحات الحديثة التي تقدم له والمصطلحات القديمة
الشبيهة لها.
عدم الراحة: اي ان المستقبل غير مرتاح في جلسته او العوامل البيئية الاخرى غير مريحة
بالنسبة له.
صعوبة المادة المقدمة وعدم ارتباطها باحتياجات المستقبل اليومية.
اختيار قناة الاتصال او الوسيلة الغير مناسبة لتوصيل الرسالة.
التشويش الميكانيكي او الالي، والتشويش الدلالي الناتج عن سوء الفهم من قبل المستقبل
وعلى الاداري الناجح ان يعمل على التقليل من تلك المعوقات:
عدم التالف مع التكنولوجيا كعدم المعرفة بعمليات نقل الرسالة مثل البريد الالكتروني او الفاكسميلي ..
الخ.
الافكار المسبقة: كان يتجنب الاداري الاستماع الى الطرف الاخر ويقطع عليه حديثه معتمدا على معلومات
مسبقة عن الموضوع لديه ومحتمل ان تكون خاطئة.
العاطفة: كان يكون احدى الطرفين متاجج في عواطفه وانفعالاته كان يكون غاضبا او قلقا او
مجهدا نفسيا.
تقويم الراسل.. يحدث ذلك عندما يركز الاداري على تكون راي معين عن الطرف الاخر مما
يعيق قدرته عن الحياد تجاه تفسير الرسالة
الاضطرابات: وتاتي عندما يركز احد الطرفين جهده الواعي على تنقية العوامل التي قد تشوه الرسالة
المستقبلة مما يزيد من اضطرابه.
دلالة الالفاظ: كتعدد المعاني في مدلولات الكلمات او استخدام مصطلحات اجنبية بلغة غير مفهومة للطرف
الاخر.
عدم الاتساق بين الاتصال اللفظي وغير اللفظي: وذلك باستخدام اشارات او ايماءات غير لفظية التي
قد تعطي رسالة مزدوجة.
اذا يمكن تلخيص معوقات الاتصال الناجح بالخلل المتواجد في عناصر عملية الاتصال مجتمعة او احداها
دون الاخر مثل عنصر الرسالة اذ قد تكون غير مكتملة او غامضة او مشوشه، كذلك
محسنات الرسالة فاذا ما زادت عن الحد المطلوب تحولت الى مصدر تشويش سوء اختيار قناة
التوصيل، الاخفاق في عملية استلام الرسالة من المستقبل، اساءة فهم الرسالة مما يعني انها تصل
قاصرة او مثبورة.
