دراسات عن ادارة الوقت

ادارة الوقت

المقدمه /

اللهم علمنا ما ينفعنا و انفعنا بما علمتنا و ارزقنا الاخلاص و اجمعنا سويا مع الحبيب المصطفى صلى الله عية و سلم فالفردوس الاعلىامين

واتقدم بهذا البحث عن علوم تطوير الذات و ااخترت ادارة الوقت منها لقيمه الوقت عندنا كمسلمين و فنفس الوقت اهدارة عندنا فو قت نحن فامس الحاجة اليه

والله الموفق

ادارة الوقت

بحث في الادارة المدرسية

الوقت هو العمر الذي يمر من بين ايدينا،
وينسحب بسرعه منا و نحن لا ندرى ان مرورة يعني مرور اعمارنا و حياتنا،
وما حياتنا الا لحظات و ثوان تكونت معا،
وضياعها يعني ضياع حياتنا نفسها.

والوقت من منظور احدث هو المادة الخام التي نطوعها كما نشاء من اجل ان نفعل ما نريد من اعمال و نحقق ما نريد من اهداف،
ونصل لما نريد من غايات،
الوقت هو السبيل لكل هذا،
ومن هنا فلابد ان نعرف كيف نستغلة اروع استغلال يمكن و كيف نجعل منه المادة الخام الفعاله و المؤثره من اجل حياة ناجحه نحقق بها ما نريد.

افضل كيف

واكبر معين لنا على معرفه القيمه العظيمه التي لا تساويها قيمه للوقت ان نتذكر حديث الرسول الكريم صلى الله عليه و سلم: لن تزولا قدما عبد يوم القيامه حتي يسال عن اربع: عن عمرة فيما افناة و عن شبابة فيما ابلاة و عن ما له فيما اكتسبة و كيف انفقه،
وعن علمة ماذا عمل به.

§ لماذا ادارة الوقت ؟

1.
لتنفيذ المهام و الاعمال الهامة..ثم يتبقي لنا وقت للابداع و التخطيط للمستقبل و للراحه و الاستجمام.

2.
لتحديد الاولويات و انجاز اهم الاعمال فحياتنا.

3.
للاستفاده من الوقت الضائع و استغلالة جيدا.

4.
للتغلب على الاجهاد و الاحباط الذي يقلل من كفاءه العمل.

ان الحل فهذا كله..
هو ادارة صحيحة للوقت.

ان الادارة الصحيحة للوقت تضيف الى حياتك ساعات طوال اذا احسنت استغلال الاوقات الضائعه .

فاضافه 15 دقيقه جميع يوم تعني اضافه 13 يوم عمل جميع عام ,

اضافه 30 دقيقه جميع يوم تعني انك تضيف 26 يوم عمل جميع عام ,

ان ذلك يعادل شهرا جديدا جميع عام .

فائدة الادارة الجيده للوقت

1.
انجاز اهدافك و احلامك الشخصية.

2.
التخفيف من الضغوط سواء فالعمل و ضغوط الحياة .

3.
تحسين نوعيه العمل.

4.
تحسين نوعيه الحياة غير العملية.

5.
قضاء وقت اكبر مع العائلة او فالترفية و الراحة.

6.
قضاء وقت اكبر فالتطوير الذاتي.

7.
تحقيق نتائج اروع فالعمل.

8.
زياده سرعه انجاز العمل.

9.
تقليل عدد الاخطاء الممكن ارتكابها.

10.
تعزيز الراحه فالعمل.

11.
تحسين انتاجيتك بشكل عام.

12.
زياده الدخل.

تذكر ان

• الواجبات دائما اكثر من الاوقات .

• انت لا تملك اكثر من 24 ساعة يوميا او 168 ساعة اسبوعيا .

لماذا يضيع الناس اوقاتهم؟

1.
لا يدركون اهمية الوقت .

2.
ليس لهم اهداف او خطط و اضحه .

3.
يستمتعون بالعمل تحت ضغط .

4.
سلوكيات و معتقدات تؤدى الى ضياع الوقت .

5.
عدم المعرفه بادوات و اساليب تنظيم الوقت .

سلوكيات و معتقدات تؤدى الى ضياع الوقت

1- لا يوجد لدى وقت للتنظيم

1.
يحكي ان حطابا كان يجتهد فقطع شجره فالغابه و لكن فاسة لم يكن حادا اذ انه لم يشحذة من قبل،
مر عليه شخص ما فراة على تلك الحالة،
وقال له: لماذا لا تشحذ فاسك؟
قال الحطاب و هو منهمك فعمله: الا تري اننى مشغول فعملي؟!

2.
من يقول بانه مشغول و لا وقت لدية لتنظيم و قتة فهذا شانة كشان الحطاب فالقصة!
ان شحذ الفاس سيساعدة على قطع الشجره بسرعه و سيساعدة كذلك على بذل مجهود اقل فقطع الشجره و ايضا سيتيح له الانتقال لشجره اخرى،
وايضا تنظيم الوقت،
يساعدك على اتمام اعمالك بشكل اسرع و بمجهود اقل و سيتيح لك اغتنام فرص لم تكن تخطر على بالك لانك مشغول بعملك.

3.
وهذه معادله بسيطة،
اننا علينا ان نجهز الارض قبل زراعتها،
ونجهز ادواتنا قبل الشروع فعمل ما و ايضا الوقت،
علينا ان نخطط لطريقة قضائة فساعات اليوم.

2- المشاريع ال كبار فقط تحتاج للتنظيم

1.
فى احصائيات كثيرة نجد ان امور صغار تهدر الساعات سنوية،
فلو قلنا مثلا انك تقضى 10 دقيقة فطريقك من المنزل و الى العمل و ايضا من العمل الى المنزل،
اى انك تقضى 20 دقيقه يوميا تتنقل بين المنزل و مقر العمل،
ولنفرض ان عدد ايام العمل فالاسبوع 5 ايام اسبوعيا.

2.
(الوقت المهدر) 5 ايام × 20 دقيقه = 100 دقيقه اسبوعيا / 100 دقيقه اسبوعيا × 53 اسبوعا = 5300 دقيقه = 88 ساعة تقريبا.

3.
لو قمت باستغلال هذي العشر دقيقة يوميا فشيء مفيد لاستفدت من 88 ساعة تظن انت انها وقت ضائع او مهدر،
كيف تستغل هذي الدقيقة العشر؟
بامكانك الاستماع لاشرطة تعليمية،
او حتي تنظم و قتك ذهنيا حسب اولوياتك المخطط لها من قبل،
او تجعل ذلك الوقت موردا للافكار الابداعيه المتجدده .

3- الاخرين لا يسمحون لى بتنظيم الوقت

1.
من السهل القاء اللائمه على الاخرين او على الظروف،
لكنك المسؤول الوحيد عن و قتك،
انت الذي تسمح للاخرين بان يجعلوك اداه لانهاء اعمالهم.

2.
اعتذر للاخرين بلباقه و حزم،
وابدا فتنظيم و قتك حسب اولوياتك و ستجد النتيجة الباهرة.

3.
وان لم تخطط لنفسك و ترسم الاهداف لنفسك و تنظم و قتك فسيفعل الاخرون لك ذلك من اجل انهاء اعمالهم بك!!
اى تصبح اداه بايديهم.

4- كتابة الاهداف و التخطيط مضيعه للوقت

1.
افرض انك ذاهب لرحله ما تستغرق اياما،
ماذا ستفعل؟
الشيء الطبيعي ان تخطط لرحلتك و تجهز ادواتك و ملابسك و قد بعض الكتب و ادوات الترفية قبل موعد الرحله بوقت كافي،
والحياة رحله لكنها رحله طويله تحتاج منا الى تخطيط و اعداد مستمرين لمواجهه العقبات و تحقيق الانجازات.

2.
ولتعلم ان جميع ساعة تقضيها فالتخطيط توفر عليك ما بين الساعتين الى اربع ساعات من وقت التنفيذ،
فما رايك؟
تصور انك تخطط جميع يوم مدة ساعة و التوفير المحصل من هذي الساعة يساوى ساعتين،
اى انك تحل على 730 ساعة تستطيع استغلالها فامور ثانية كالترفية او الاهتمام بالعائلة او التطوير الذاتي.

5- لا احتاج لكتابة اهدافى او التخطيط على الورق،
فانا اعرف ماذا على ان اعمل.

لا توجد ذاكره كاملة ابدا و بهذه القناعه ستنسي بكل تاكيد بعض التفاصيل الضرورية و الاعمال المهمه و المواعيد كذلك،
عليك ان تدون افكارك و اهدافك و تنظم و قتك على الورق او على حاسب المهم ان تكتب،
وبهذا ستكسب عده امور:

* اولا: لن يصبح هنالك عذر اسمه نسيت!
لا مجال للنسيان اذا كان جميع شيء مدون الا اذا نسيت المفكرة نفسها او الحاسب!!

* ثانيا: ستسهل على نفسك اداء المهمات و بتركيز اكبر لان عقلك ترك كل ما عليه ان يتذكرة فو رقه او فالحاسب و الان هو على استعداد لانى يركز على اداء مهمه واحده و بكل فعالية.

6- حياتي سلسله من الازمات المتتالية،
كيف انظم و قتي؟!

تنظيم الوقت يساعدك على التخفيف من هذي الازمات و فوق هذا يساعدك على الاستعداد لها و توقعها فتخف بذلك الازمات و تنحصر فزاويه ضيقة،
نحن لا نقول بان تنظيم الوقت سينهى كل الازمات،
بل سيساعد على تقليصها بشكل كبير.

سلوكيات و معتقدات تؤدى الى توفير الوقت

1.
تحديد الهدف .

2.
التخطيط.

3.
احتفظ دائما بقائمة المهام To-do List .

4.
التحضير للغد .

5.
استعمال ادوات تنظيم الوقت .

6.
انشر ثقافه ادارة الوقت .

7.
عدم الاحتفاظ بمهام معقده ( تقسيم المهام الى مهام فرعية) .

8.
لا تحتفظ بالمهام الثقيله على نفسك (انتة منها فورا).

9.
لا تكن مثاليا .

10.
رتب اغراضك .

11.
الاتصال الفعال ( التاكد من و صول الرساله كما تعنيها).

12.
لا تتاخر فالوصول لمكان العمل .

13.
التحضير للمهام المتكرره Check List .

14.
تجميع المهام المتشابهه .

15.
ارتد ساعة (راقب الوقت فاى مهمه تقوم بها).

16.
تاريخ المهام (حدد لنفسك تاريخا او زمنا للانتهاء من اي مهمة) .

17.
المساومه فتحديد المواعيد .

18.
لا تحتفظ بمهام ناقصة ( انتة من جميع مهمه بداتها) .

19.
لا تهمل كلمه ” شكرا“ .

20.
لا تقدم خدمات لا تجيدها .

21.
تعلم القراءه السريعة .

22.
استغلال وقت السيارة – الانتقال – السفر .

23.
لا تحتفظ بمقاعد مريحه فمكتبك .

24.
علق لافته مشغول انهاء المهام المحتاجه للتركيز .

25.
استخدم التليفون بفاعليه .

26.
تنميه مهارات التفويض .

27.
اعرف نفسك و دورات ادائك اليومي ذهنيا و بدنيا

تحليل

لقد قمت بعملية تحليل الوقت عن طريق كتابة نشاطك الذي نقوم فيه جميع يوم و نكتب ملاحظاتك عن جميع نشاط كم من الوقت المستغرق به ؟

هل تعداة !

ثم نختبر جميع نشاط بالاختبارات التاليه :

• اختبار الضروره : هل هو ضروري ؟

عديد من الانشطه نقوم فيها لمجرد اننانحبها فقط لا انها ضرورية .

• اختبار الخصوصيه : هل هي تخصنى ؟

سوف تكتشف انك تقوم بمهام كثيرة ليس من اختصاصك .

• اختبار الكفاءه : هل انا اؤدى العمل باكبر قدر من الكفاءه الممكنه ؟

لا تكن ساذجا عند وضع خطتك اجعل خطتك مكتوبة و اجعلها فمتناول يدك .

قال عمر بن الخطاب حاسبوا انفسكم قبل ان تحاسبوا .

وزنوا اعمالكم قبل ان توزن عليكم )

لقد كنت و اقعيا حين و ضعت اهدافك فحدود امكاناتك و قدراك و قسمتها الى اهداف .

1- خطة سنويه لاهداف العام كله .

2- خطة شهرية قسمت الاهداف على مدي 12 شهرا .

3- خطة اسبوعيه قسمت اهداف الشهر على مدي 4 اسابيع .

انتبة : ان المهام المفتوحه لن تنتهي ابدا .

لا بد من وجود موعد نهاية لكل مهمه .

قاعده 20 /80

ان 20 % فقط من النشاطات تحقق لك 80 % من الاهداف المنشوده .

ولكن احذر العمل يتمدد كي يملا الوقت المتاح لاستكمالة .

بمعني انك من الممكن ان تقضي شهرا كاملا فانجاز عمل لا يحتاج لاكثر من اسبوع .

ان الفوضي فمكان عملك من اكبر مضيعات الوقت .

فبادر باتخاذ هذي الاجراءات فورا :

– حافظ على تنظيم جيد للحجرة

– لا تضع على مكتبك الا ما ستحتاجة حالا

– تاكد من ترتيب الكتب و الادوات بشكل منظم على المكتب

– سله المهملات مهمه جدا: تخلص من جميع شئ ليس له اهمية و لن تحتاجة بعد اليوم.

ها ربما و ضعنا ارجلنا على اول طريق الاستفاده من الوقت

– المهم ان تبدا و تذكر ان:

لا شئ يغري بالانتهاء قدر الابتداء فالعمل الذي لم يبدا بعد لا يحفزك لانهائة بينما يدفعك العمل الغير المنجز الى محاوله انجازه

الجبن السويسرى

توجد فراغات فالجبن السويسري ليسهل تقطيعها و اكلها

– لذا اذا قابلت مهمه كبار لا تنزعج و تعامل معها جيدا

وتذكر قم بتقسيم المهمه ال كبار الى اجزاء صغار يسهل انجازها

-اضف الى يومك و قتا جديدا عن طريق استعمال الاوقات الضائعه مثل:

-اوقات المواصلات – اوقات الانتظار -الاوقات البينيه (بين النشاطات)

مصحفك فجيبك كنز فقلبك (احفظ القران فنصف ساعة)

– اذا فرضنا انك تحفظ 5 ايات يوميا فانك تحفظ شهريا 150 اية،
اذا تكون حفظت اكثر من جزء من سورة البقره فشهر (الجزء الاول ينتهى عند الايه 142)،
وبعد شهرين تكون حفظت 300ايه اي انهيت سورة البقره فشهرين (286اية) اي تحتاج حوالى 3 سنوات و نص لكي تحفظ القران كاملا.
ما رايك فان نبدا حفظ كتاب الله كاملا فالمواصلات؟!

التسويف

– انه محبوب رغم انه قاتل فهو يجعل العمل يتراكم

– يظهر خطتك عن مسارها

– يحرمك من النجاح

التسويف

– هو ان تقوم بمهمه ذات اولويه منخفضه بدلا من ان تنجز مهمتك ذات الاولويه العالية

– ان تتصفح كتابك او تنتقل بين موادك الدراسية بدلا من ان تذاكر موضوعا صعبا للامتحان

– ان تشاهد التلفاز بينما كان عليك انجاز احدي اصعب نشاطاتك

– ان تتناول كوبا احدث من الشاى بينما كان عليك ان تعود فورا لعملك او مذاكرتك

– اذا لماذا نسوف ؟

1- الكسل

2- الاعمال الغير محببة

3 – الخوف من المجهول (كل مهمه اذا لم تبدا تعتبر مجهولة)

4 – انتظار الابداع و ساعة الصفاء

5- التردد

6- الاعمال الصعبة ال كبار ( تذكر قطعة الجبن السويسرى)

كيف نقضى على التسويف؟

1- ضع و قتا للانتهاء من المهمه ،

لا تتركة للذاكره ،

بل علقة على الحائط امامك

2- خذ على نفسك عهدا الا تسوف ابدا

3- شجع نفسك و اعطها مكافاة.

4- لا تتردد و ابدا العمل الان

5- ابدا فالعمل و لا تنتظر الايحاء فلربما لا ياتيك ابدا

– التخطيط السليم و التنظيم الجيد للوقت + التنفيذ السليم للخطة + تصرف ايجابي تجاة مضيعات الوقت = ادارة ناجحه و فعاله للوقت

• صور من حرص السلف رضوان الله عليهم على و قتهم

(فتشبهوا ان تكونوا مثلهم ان التشبة بالرجال فلاح)

– ذلك الامام ابو بكر الانباري يدخل عليه الطبيب فمرض موتة فينضر الى بولة و يقول له “قد كنت شي~ا لا يفعلة احد” بعدها يظهر فيقول “ما يجئ منه شئ” اي انه فقد الامل فشفائة و يعود الية و يسالة “ما الذي كنت تفعل” فيقول الامام رحمة الله “كنت اعيد فكل اسبوع عشره الاف و رقة” اي يقرا و يكتب و يحفظ عشره الاف و رقه اسبوعيا

-وهذه امرأة الامام الزهرى –شيخ الامام ما لك صاحب المذهب المعروف – تشكو من تعلق

زوجها بالكتب فتقول و الله ان هذي الكتب اشد على من ثلاث ضرائر.

– و ذلك العلامه ابن الجوزى يقول عن نفسة “و انني اخبر عن حالى ما اشبع من مطالعه الكتب و اذا رايت كتابا لم ارة فكانى و قعت على كنز فلو انني قلت انني ربما طالعت عشرين الف مجلد كان اكثر و انا بعد فطلب الكتب “.

– و ذلك عبدالرحمن تيميه يحكى عن جدة فيقول ” كان الجد اذا دخل الخلاء يقول لى : اقرا ذلك الكتاب و ارفع صوتك حتي اسمع ” مخافه ان يضيع الوقت الذي يدخل به الحمام دون استفاده .

– اما امام المفسرين على مر العصور ابن جرير الطبرى فيحكي عنه انه مكث اربعين عاما يكتب فكل يوم اربعين و رقه .

مظاهر فوضي الوقت :

1- الاشتغال بثانويات الامور او هوامشها عن اصولها و قلبها .

2- اعطاء العمل البسيط فوق ما يستحق من الجهد و الوقت .

3- تضييع الساعات الطوال بغير عمل بالمره .

4- تراكم اكثر من عمل فو قت واحد بل فلحظه واحده .

اسباب فوضي الوقت

1- الاسرة التي لا تراعى حرمه الوقت .

2- الصحبه السيئه .

3- عدم تقدير قيمه الوقت .

4- اهمال النفس من المحاسبه على الاعمال .

5- المعصيه و اهمال النفس من التزكيه .

6- الغفله عن عواقب فوضي الوقت .

اثار فوضي الوقت

1- ضياع العمر بغير فوائد او بغير فوائد لا تذكر.
( حتي امضي يوما من عمرة فغير حق قضاة او فرض اداة ،

او مجد اثلة او حمد حصلة او خير اسسة او علم اقتبسة فقد عق يومة و ظلم نفسة ).

2- القلق و الاضطراب النفس لان الفوضوى فو قتة ينس قلبة من التطهير فيقع فالمعاصى و الذنوب نتيجة لفراغة فيصبح فذلك موت القلب (- نفسك ان لم تشغلها فالحق شغلتك بالباطل ).

3- الذل و الهوان فالدنيا و الحسره و الندامه يوم القيامه لانة يلقي ربة و تضيع عمرة فيما لا يفيد فيتحسر يم لا ينفع الحسره و يتمني العوده الى الدنيا و الاصلاح ،

وقال تعالى

“ان تقول نفس يا حسرتي على ما فرطت فجنب الله و ان كنت لمن الساخرين”

و قوله تعالى

” حتي اذا جاء احدهم الموت قال رب ارجعون”

ماذا عن العلاج

1- اليقين بان الوقت هو راس المال على ظهر هذي الارض

فاما ان تكسب فهذا القدر من راس المال بانفاقة فالسيئات و ان تخسر راس المال فقط باضافه الوقت فيما لا يفيد من المباحات و اما اشد الخساره و هي ان تخسر راس المال فيما يغضب الله عليك ،

قال رسول الله –صلي الله عليه و سلم- “نعمتان مغبون فيهما كثير من الناس الصحة و الفراغ “.

2-دوام النظر فسير السلف .

3-الضراعه الى الله و الدعاء بالبركة فالوقت .

4-التخلص من الصحبه السيئه و الارتماء فاحضان الصحبه الصالحه .

5- تنظيم الاسرة للوقت مع شغلة بالنافع المفيد

6- الاحتراز من المعاصي مع الاكثار من الطاعات

فان هذا يصبح سببا فبركة الوقت مصداقا لقوله صلى الله عليه و سلم (من سرة ان يبسط له فرزقة اوينسا له فاثرة فليصل رحمه)

اساسيات ادارة الوقت:

اولا: تحليل الوقت.

ثانيا: تخطيط الوقت.

ثالثا: تنظيم الوقت.

رابعا: مرحلة التنفيذ.

خامسا: مرحلة المتابعة و المراقبة.

• تذكر دائما:

§ ان ادارة الوقت قضية ذاتيه يجب ان تناسب ظروفك و طبيعتك.

§ ان تغيير العادات ياخذ و قتا طويلا و مجهودا كبيرا.

تحليل الوقت

§ ان اول خطوه فادارتك لوقتك هي ان تحلل كيف تستعمل و قتك الان…

§ اذا لم تفهم كيف تصرف و قتك..فانك لن تتمكن من الاختيار من بين الطرق البديله لاستخدامه.

§ عليك ان تتعرف على نشاطاتك المختلفة,
و الوقت الذي تقضية فكل نشاط.

§ عليك ان تتعرف على اوقاتك الضائعة.

§ عليك ان تتعرف على مضيعات و قتك و اسبابها.

§ و اخيرا .
.
عليك ان تحدد اي الطرق اروع لاستعمال و قتك بكفاءه و فاعلية.

لتحليل و قتك بشكل فعال اتبع الخطوات الاتية

اولا: جمع المعلومات:

و هذا عن طريق استعمال جدول يومي للنشاطات مدة اسبوع على الاقل للتعرف على نشاطاتك اليومية.

لاستعمال ذلك الجدول اتبع التعليمات الاتية:

1.
اختر اسبوعا نموذجيا (تجنب ايام العطلات و الايام غير العادية).

2.
اكتب نشاطاتك على الاقل جميع 30 دقيقه بالتفصيل و حاول ان تسجل الوقت المشتغرق فكل نشاط.

3.
اكتب ملاحظاتك على جميع نشاط,
هل استغرق اكثر من اللازم ؟

و لماذا ؟

و متي قوطعت به ؟

و ما هو اسباب المقاطعه ؟

4.
اكتب فاخر اليوم,
هل كان ذلك اليوم نموذجيا ام كان شاقا ام اقل من الطبيعي ؟

و اكتب ملاحظاتك على اليوم.

ثانيا: اختبار النشاطات

بعد ان تجمع المعلومات على مدي اسبوع او اسبوعين يجب ان تختبر نشاطاتك كلها من اوجة ثلاثة: الضرورة-الخصوصية-الكفاءة

o اختبار الضرورة:

§ اختبر جميع مهمه للتاكد من انها ضرورية و ليست فقط لطيفة.

§ من الشائع ان نقوم بعمل كثير من النشاطات لمجرد اننا نحبها و نستمتع بها.

§ سوف يساعدك ذلك الاختبار على اختصار مهمتك حتي حدود الضرورة

o اختبار الخصوصية:

§ عند تحديد مهامك الضرورية فان مهمتك الاتيه ان تحدد من الذي سيقوم فيها ؟
!
بمعني هل هي تخصك ؟

§ سوف تكتشف انك تقوم بمهام كثيرة ليست من اختصاصك؟

o اختبار الكفاءة:

§ بمجرد التاكد انك تقوم بمهمه ضرورية من اختصاصك اسال نفسك,
هل هنالك كيفية اروع لاداء هذي المهمة؟!

تذكر:

هنالك ثلاث طرق لاستعمال اروع للوقت:

1.
توقف عن اي مهمه غير ضرورية.

2.
ابحث عن احد غيرك للقيام ببعض مهامك.

3.
قم بالمهمه باكبر كفاءه ممكنة.

وبالاستعانه بكتاب كيف تنجز اكثر فو قت اقل ل(روبرت بودش) الذي ترجمتة الاستاذه منال مصطفى محمد نقدم لكم – اعزاءنا القراء- موضوعا مهما حول الاستفاده القصوي من الوقت،
وطريقة التخطيط له،
والقضاء على عاده التاجيل،
ورفع معدل انتاجيتك فالعمل..

فى البداية نقدم لكم مجموعة من الخطوات العامة التي تساعدك على التعامل مع الوقت بشكل عام،
ثم نتطرق لخطوات تفصيليه من اجل الانجاز الاكبر فاقل وقت ممكن..

الخطوه الاولى: حدد رسالتك و ارتبط بها

اكثر ما يعينك على تذكر قيمه الوقت و اهميتة هو ان تحدد رسالتك فالحياة و تضعها امام عينيك باستمرار،
وتتحرك من اجل ان تحققها،
والوقت هو المدي الذي تتحرك به من اجل تحقيق الاهداف التي تضعها لحياتك او الرساله التي تعيش من اجلها…وانت فالواقع لا تبتكر الرساله التي تتبناها؛
فقط تحس بوجودها،
وتكرس حياتك من اجلها،
فهي موجوده بداخلك،
وترتبط بامكانياتك و مواهبك و دراستك و جميع ما تعلمتة فالحياة و ذكرياتك الماضية.

وكتابة رسالتك هي التي تساعدك على تذكرها جميع يوم،
والداب من اجلها،
وقد اجريت دراسه فامريكا من قبل على الناجحين و جدوا ان ما يقرب من 80% من الناجحين كانوا ربما كتبوا اهدافهم و رسالتهم فالحياة بوضوح على و رق.
ولكن من المهم ان نسال هنا:

كيف تقوم بتحديد رسالتك؟

رسالتك او هدفك فالحياة ممكن ان تستشف معالمها من اثناء النقاط الاتية:

– ما هي اهم الحاجات فحياتك؟

– ما هي اهدافك بعيده المدي التي يجب ان تكافح من اجلها؟

– ما هي اكبر قيمه فحياتك؟

الخطوه الثانية: و ازن بين ادوارك

فكل منا يلعب اكثر من دور فالحياة،
وهي تتشابك معا،
اذ ان هذي الادوار تكون فالمنزل و العمل و المجتمع،
ولكل دور مسئولياته،
وعليك ان توازن بحيث لا يطغى اي منها على الاخر فلكل و قتة و كيفية ادائة التي ربما تختلف عن غيرة و لكنها تتكامل و تتداخل مع غيرها من الادوار الاخرى.

الخطوه الثالثة: حدد اهدافك

ويحدد علماء الادارة و التخطيط صفات معينة للهدف الذي تضعة لحياتك منها:

– ان يصبح الهدف و اضحا غير مبهم او زائفا.

– ان يقاس او يسهل قياسة و ممكن ان تحددة بشكل و اقعي.

– ان يصبح تحديا ممكن تحقيقة و ليس مستحيلا.

– ان يرتبط ببرنامج زمنى محدد فو قت محدد.

• ان يرتبط الهدف بمقال واحد.

• ان يرتبط الهدف بنتيجة و ليس بنشاط و قتي.

• ان يصبح الهدف مشروعا.

الخطوه الرابعة: ضع خطة اسبوعيه او شهرية

من اثناء ترتيب اولوياتك و فق اهميتها،
وما يساعدك على ذلك الهدف الذي و ضعتة لنفسك فالحياة.
ويفضل الكثيرون من علماء التخطيط و التنميه البشريه الخطة الاسبوعيه لانها تعطى مدي مناسب للتحرك من اجل الانجاز،
فالخطة اليومية لا تكون محكمه بحيث توفر الوقت،
اما الخطة الاسبوعيه فتتيح لك التعديل و التغيير و التحكم الكامل على مدار الايام السبعه التي يضمها الاسبوع،
ويمكن ترحيل اعمال يوم ما الى يوم احدث بمرونه و بساطة،
وهي كخطة عمل اروع من الشهرية لان الاخيرة مداها كبير ربما يسبب تراكمات الاعمال المراد اتمامها،
مما يعني فالنهاية العجز عن اتمام المهام المطلوبة.

الخطوه الخامسة: و اجة التحديات

– استعرض اعمال اليوم فنهاية اليوم،
واسال نفسك عن الوقت الذي ضاع فحاجات غير مهمه او ممكن تاجيلها ليوم اخر،
وكيف اثر ذلك على تنفيذ اهدافك.

ثم تاكد من انك كتبت اعمال الغد،
بحيث تتلافي بها الاخطاء التي و قعت بها فاليوم السابق.

والان نقدم لك خطة و نصائح تفصيليه تساعدك على انجاز مهامك فو قت اقل و اكثر انجازا فيومك:

بداية عليك ان تعرف انه لا يوجد وقت كافى لعمل جميع شيء،
تقبل هذي الحقيقة ببساطه.
لذا من الضروري التركيز على الحاجات الاكثر اهمية.
واذا فعلت هذا فكل من عملك و حياتك الشخصية،
فانك ستنجز اكثر بحسن ادارة الوقت.

التخطيط

جهز قائمة بالمهام التي يجب انجازها.
ادرج فيها جميع الافكار التي ترد لذهنك.
تكمن الفكرة فان تدون جميع شيء على الورق.

– لا تتوقف لصياغه اسلوبك او للتفكير فاحد النقاط،
كل ما عليك هو الاستمرار فكتابة القائمة حتي تكتمل.

رتب قائمتك تبعا للاهمية.
واسهل كيفية للقيام بذلك هي تصنيف جميع ما ده الى ثلاثه اقسام رئيسية:

ا عاجل و مهم.
ب مهم و ليس عاجلا.
ج ليس مهما و لا عاجلا.

النقاط (ا) هي الاكثر اهمية لذا تاخذ الاولويه القصوي دائما.

والنقاط (ب) تليها فالاهمية.

اما (ج) فلا تستحق تضييع الوقت بها.

واتخاذ الوقت اللازم لتحديد الاولويات سيساعدك على انجاز المهام واحده تلو الاخرى،
بدون التوقف لتحديد اهمية الخطوات لانجاز المهمة.

توقف و فكر فيما تخطط له.
كيف ممكن انجازة بشكل اكثر فاعليه ؟

استغرق دقيقة معدوده لتلخيص و بلوره و تبرير خططك،
فالخلاصه البسيطة تغنيك عن ساعات من التردد.

ضع خطة مرنة لكل مشروع،
وسجل الهدف المراد انجازة فقمه القائمة،
ويمكن تقييم جميع مهمه الى خطوات لكل منها ميعاد نهائى لانجازها،
والفكرة من الخطة المرنه هي ان تقسم الخطوات باستمرار لخطوات اصغر،
وفي جميع سلسله قم بتدريج الاعمال حسب الاهمية،
تزودك الخطة المرنه بحلول للمواقف الحرجه مما يؤدي مباشره لانجاز مهمتك.

خطط لكل ساعة من عملك اليومي،
وحدد اوقات لمهام جدولك اليومي،
اعطي لكل مهمه الوقت اللازم لانجازها،
واستغل و قتك لمعالجه الامور ذات الاولوية،
واذا انتهيت من المهمه مبكرا،
ابدا مباشره فانجاز الاتية.

– استغل الاوقات التي تكون بها فذروه طاقتك لانجاز المهام الاكثر الحاحا،
وكلما اكثرت من استخدام تقنيه الوقت المحدد لكل مهمة،
كلما اصبحت اكثر مهاره فتحديد الوقت المطلوب.

ركز حتي و ان كنت مطالب بانجاز (101) مشروع،
يجب ان تعمل على زياده مجهودك.
هنالك العديد من الاغراءات التي تصرف انتباهك،
العديد من الحاجات الشيقه لتعملها و الاماكن لتذهب اليها و الناس لتختلط بهم،
فبامكانك قضاء و قتك بعده طرق اخرى،
لكن اذا اردت ان تنجز فما عليك الا ان تركز على ما هو اكثر اهمية،
هكذا ببساطه.

فنهاية اليوم اقض 10 دقيقة للتحضير لعمل الغد،
اكتب قائمة باولويات اليوم الاتي مسبقا.
سيوفر لك ذلك و قتا ثمينا فالصباح،
يمكنك ان تدخل مباشره فعملك بدون الحاجة لعمل قوائم و اختيارات.

اتباع هذي الاستراتيجيه يضمن لك استغلال اليوم من اولة و العمل على انجاز اكثر المهام اولوية.

حدد باستمرار الوقت اللازم لانجاز جميع مهمة.
عندما تبدا فانجاز المهام،
فانك تحتاج للعمل بدون اي عوائق و عندها ستشعر بحدوث النتائج المطلوبه بشكل اسرع.

التنظيم

هيئ مكتبك لتقوم باداء عالى و كفء،
العديد من الضوء الطبيعي بقدر المستطاع،
مساحه فارغه كافيه على المكتب،
كرس مريح،
واى شيء تحتاجة لاداء المهمه المطلوبه على اكمل و جه.

ضع جميع شيء فمكانة فنهاية اليوم،
افرغ مكتبك و ارجع جميع ملف او مستند لمكانة المعهود،
فبهذه الكيفية ستجد جميع شيء فمكانة عندما تحتاجة فالمره القادمة.

تفادي تكديس الورق فوق مكتبك،
احفظة لتعرف مكانة بالضبط،
وقلل عدد مرات استخدامك لكل و رقة.

استفد من جميع المصادر القيمه التي امامك،
ويمكنك الاعتماد على حدسك الخاص للوصول الى ما تحتاج،
بدون تضييع الوقت فالبحث و من الاروع احيانا الاستعانه بالاخرين للبحث عن المعلومات مع ملاحظه ان مصادر كالارشيف الحكومى و الانترنت و الدليل التجارى ربما تكون ذا قيمه كبار كمصادر للمعلومات بدون تضييع الوقت،
استخرج هذي المصادر.

ابدا فورا

ابدا جميع صباح على مكتب نظيف،
وفي المساء قبل ان تنصرف تخلص من اي تراكم للعمل،
فان داومت على تنظيف مكتبك كعاده يومية ضمن عملك اليومي،
ستقهر اي عقبة تؤدي الى الفوضي و تمنعك من التفكير الواضح المبدع،
ببساطه،
لا يمكنك القيام باداء متميز اذا و اجهت جميع من العمل الكتابي،
ومجموعة من المهام التي يجب ان تنجز فو قت واحد.

قم بعمل ابغض المهام اولا،
وذلك عند ما تواجة بقائمة من المهام الثقيلة،
قم بالاكثر بغضا واحده تلو الاخرى،
ستشعر بعد هذا ان جميع ما ياتى لاحقا سهل،
وستشعر انك لا تقهر باقى اليوم.

ابدا فورا،
واتخذ شعار “قم بعملك الان”،
وان لم تبدا فلن تنتهي،
اذا انتظرت انتظام بعض الامور،
فقد تفقدها كلها.
انجاز بعض الخطوات جميع يوم يصل بك الى تحقيق هدفك.
لا تؤجل عملك.
قم فيه الان.

كن دقيقا،
طور دقه المواعيد الى عادة،
وفى وقت قصير جدا جدا ستنجز اكثر من غيرك ب97%.
الدقه فالمواعيد ستجعلك تبدو ملتزما و يوفر لك الوقت و المال،
ويجعلك ايضا تحترم وقت الاخرين.

استفد من البداية المبكره فالصباح،
استيقظ ساعة مبكرا عن المعتاد و استغل هذي الساعة للقيام باروع اداء،
جرب ذلك مدة شهر و ستدهش لما ممكن ان تفعلة هذي الساعة لك،
انها و سيله سهلة لكسب فائدة متميزة.

ابدع افكارا منتجة

اذا توفر لديك وقت اضافى اعمل به على الخطوه الاكثر اهمية.
لانها هي التي تعطيك القيمه الاعلي او المردود الاكبر،
اسال نفسك باستمرار”ما هو الاستثمار الامثل لوقتي،
الان؟” و عندها قم باكثر الاعمال انتاجية.

و اصل التركيز على اي خطوه مهمله ذات اولوية،
اعمل عليها باستمرار.

انجز المهام التي تعود عليك بقيمه متميزة.

– اعط المهام السهلة الباقيه لمن يؤديها ان امكن،
وهذه و سيله فعاله جدا جدا لرفع معدل الانتاج فلن تستطيع و حدك ان تقوم بكل العمل،
فالتعاون و الاشتراك فالعمل مثمر للغاية،
فقم بالمهام الرئيسيه التي ستنجزها انت فقط باروع ما يمكن.
مهما كانت مهارتك و تجربتك و خبرتك عليك استغلالها عمليا،
بما تحتاجة المهمة،
استثمر و قتك و خبرتك بحكمة،
دقق فكل مهمه و قرر اي من الامكانات المتاحه اكثر فاعليه لانجازها.

حول و قتك لافعال منتجة،
حدد الوقت الذي تكون به اكثر انتاجية،
استجمع جميع قوتك،
ثم قم بالعمل.

– استعمل الاوقات الاقل فمعدلات الانتاج للرد على المكالمات الهاتفيه او ارسال الفاكسات او للاجتماعات و ادارة المناقشات.

لا ممكن لاحد ان يحافظ على معدل انتاج مرتفع طوال اليوم،
يكمن السر فان تعرف اكثر اوقاتك نشاطا،
وتقوم بها بما هو اكثر اهمية من متطلبات العمل.

– قم بالاعمال بين الاوقات بمعني ان تستغل وقت الانتظار فالمواصلات بان تقرا فكتاب،
او مصحف،
او تذكر الله،
او تعيد ترتيب حسابات يومك،
فهنالك من يمكنة استغلال الوقت الذي يمضى فالمواصلات مدة سنوات للحصول على دبلومه دراسات عليا.

طور اداءك فالعمل.
لا تؤجل عمل اليوم الى الغد.
ابدا فالعمل فورا و ستنجز اثناء عشر سنوات ما ينجزة الاخرون طوال حياتهم.

– قم بعملك الان و ستشعر باحساس الانجاز الرائع،
طريقة استثمارك لوقتك تحدد نوعيه حياتك التي تصنعها.

قم بزياده انجازك بالانتقال فورا للمهمه الاتية،
كلما انجزت مهمه تلو الاخرى،
كلما تضاعفت احتماليه زياده انتاجك،
فالنجاح يولد نجاح،
كل مهمه تنتهى بنجاح تزيد من حماسك و تعزز من ثقتك لانجاز المزيد،
كل انجاز ناجح يعزز من قدرتك على مواجهه التحدى الاتي،
قم بعمل جميع خطوه على حدة بعدها انتقل للتاليه فورا.

حول انشطتك اليومية الاساسية الى عاده قوية،
فالعاده هي شيء تقوم فيه تلقائيا،
بدون تحكم العقل الواعي،
كل واحد منا لدية مهام بغيضه او مقيتة،
ومع هذا مهمة،
بمجرد ان تصبح عادة،
سيسهل تحملها.
وليس عليك حينها ان تتوقف و تفكر بها.

وسائل و تقنيات و خطوات فاعلة

ابتعد عن المقاطعات الشخصية،
عندما تؤدي عملك،
فان احدث ما تحتاجة هي التدخلات غير الضرورية.
يحدث اكبر انجاز عند ازدياد حماسك و اندماجك بالعمل كلما اقتربت نحو النتيجة الناجحة.
يمكن ان تعيق المقاطعات نجاحك،
لذا لا تدعها تحدث،
استخدم و سائل عدم الازعاج كعلامات على الباب او البريد الصوتي،
وان كنت مضطرا ابحث عن مكان بعيد للعمل حيث لا يجدك الاخرون،
او غير اوقاتك لتكون فقمه نشاطك حيث لا يصبح وقت الذروه عند الاخرين.

تعلم ان تتجاهل المهام التي لا تؤدي لنتائج.
فما اسهل ان تشغل نفسك بعمل اقل اهمية،
ان كانت الخطوه غير هامه اليوم،
فلا تضيع و قتك بها،
كلما ابتعدت عن المهام الاقل انتاجا،
كلما كنت منتجا.

سجل افكارك على مسجل،
او استخدم برامج الصوت فالكمبيوتر،
ثم حرر العبارات الى صيغه ملائمة،
فهذه كيفية سهلة للتعبير عن افكارك،
بدون عناء محاوله الكتابة المنمقة.
الكتابة لعديد من الناس عمل مضجر،
ولكن التحدث اسهل طالما انه ليس امام جمهور،
وغالبا تكون الكتابة اكثر فاعليه اذا كانت بغرض الاتصال بين شخصين.

ضع مواعيد نهائيه يومية.
سواء قبلتها ام لا،
فالمواعيد النهائيه تزيد من معدل الانتاج،
كلما اقتربنا من الموعد النهائى لاتمام العمل،
كلما بذلنا ما فو سعنا لانهائه،
ضع سلسله من المواعيد النهائيه شهريا و اسبوعيا و يوميا،
فكلما اقترب الموعد النهائى كلما بدا العمل الحقيقي.
تعمل المواعيد النهائيه كقوه دفع هامه لزياده انتاجك كلما التزمت بها.

جمع عدد من المهام المتشابهه الصغيرة و قم فيها فنفس الوقت،
رد على جميع المكالمات الهاتفيه التي تتعلق بمقال واحد فاليوم و يفضل القيام بذلك بعد الانتهاء من جدول الاعمال اليومي.
اتمام عدد من المهام الصغيرة يصبح اسهل فو سط زحام العمل.
حيث يساعدك دعم جهودك على الاستفاده القصوي من و قتك.
جمع المهام الصغيرة معا كالاعمال المصرفيه و البريد و التسليم و التسلم او تجديد قاعده البيانات و الرد على البريد الالكتروني،
عندما تجبر على الانتقال من نشاط لاخر و العوده مره اخرى،
فانك تستهلك الوقت فمحاوله اعاده التركيز و الاندماج.

تحدي نفسك،
حاول دائما ان تتفوق على نفسك،
ركز تفكيرك لايجاد و سيله اكثر كفاءه لاداء نفس المهمه المكلف بها،
وبتحويلها للعبة،
فانك تحول حتي اكثر المهام بساطة لاثاره و مرح،
فلتكن منجزا و كافئ نفسك بالمدح الجميل،
واعلم ان الحياة فعديد من الامور،
لعبه ذكاء،
احيانا نقوم مع انفسنا ببعض الخدع و الالعاب الصغيرة التي ممكن ان تحفز مستويات حديثة من الانتاج و الانجاز،
تشجيع نفسك بعبارات ايجابيه قليلة كتحيه لانجازك يساعدك على انجاز المزيد و يحمسك لمزيد من العمل و النشاط.

كن رقيبا على نفسك،
واسهل و سيله لتطوير الحافز الذاتى هي ان تحتفظ برؤية و اضحه لهدفك طوال الوقت،
الهدف هو اسباب فعل ما تفعلة الان،
تذكر الهدف دائما،
شيء تسعي لانجازه،
لكي يعطيك الوقود اللازم لتخطي الصعوبات.

احتفظ بخطتك اليومية او دفتر ملاحظاتك بالقرب منك دائما،
سجل جميع افكارك و ملاحظاتك و اي معلومات ثانية تقفز الى ذهنك فاى و قت،
وغالبا ما يحدث هذا فاوقات انشغالك باعمال اخرى،
بدون ملاحظاتك غير المهمه التي تود مشاركه الاخرين فيها فنهاية اليوم.

– حافظ على صحتك العقليه و البدنية،
لانها ضرورية للقيام باروع انجاز،
نظم و قتك من اجل حياة افضل،
فهو يؤدي لصحة جيده و حياة منظمة،
فانت تحتاج لصحة جيده لكي تستمتع بانجازاتك كما ينبغي.
لا شيء اهم من صحتك،
فبقاؤك فحالة صحية جيده يعطيك طاقة و قدره على التحمل،
ويجعلك ايضا اكثر تفتحا و اقل توترا،
وممارسه الرياضه تجعلك تفكر بشكل افضل.

ركز على الهدف فجميع الاوقات،
اعرف هدفك،
كن مدركا لهدفك و عندها ستشعر بالانجاز عند اكمال جميع مهمة،
تذكر ما تسعي الية بشكل و اضح فعقلك،
ستدرك عندها انه من الضروري العمل بجد لانجاز الاعمال.